Sea cual sea la empresa, alcanzar los objetivos será siempre una tarea más difícil si nuestro equipo no está alineado, no comparte un mismo enfoque, desconoce sus resultados o no trabaja en equipo, analizando las causas y buscando las mejores soluciones.
Pero, ¿cómo conseguimos todo esto? Desde luego, no solucionaremos esta situación con una una única acción, pero hoy hablaremos de una metodología que nos puede ayudar en gran medida a la cohesión del equipo y su enfoque hacia la dirección correcta: Daily Management.
El significado literal de Daily Management es “Gestión diaria” o "gestión del día a día", lo cual ya nos da algunas pistas de la intención de esta metodología. Pero en el sentido más práctico, Daily management habla de reunirse y trabajar en equipo, simple y llanamente. Pero no de cualquier manera.
Sencillo, ¿verdad? La aplicación práctica de una teoría sencilla a menudo es mucho más compleja de lo que parece, y este es uno de esos casos. Daily Management es un método que nos ayudará a poner en práctica una serie de preceptos en relación con nuestra forma de comunicarnos, reunirnos y trabajar en equipo, que no son, a la vista, habituales en la mayoría de las reuniones a las que estamos acostumbrados.
Como ya decíamos, la frecuencia de reunión será una de las claves del método. Debemos reunirnos frecuentemente para evitar que una desviación no se corrija con la debida antelación, o que la falta de comunicación conlleve una pérdida de alineamiento en el equipo.
Según el equipo, su forma de trabajo y sus objetivos, esta frecuencia podrá variar, aunque es recomendable al menos una vez al día.
Otra de las claves de las reuniones de Daily management es la duración de las mismas. Estas no deben prolongarse mucho en el tiempo. Deberán ser reuniones muy breves, de entre 5 y 15 minutos.
Daily Management debe suceder en el Gemba, cerca de los procesos y la acción. Además, estas reuniones se llevarán a cabo de pie, idealmente, fomentando la colaboración de todos los participantes, el sentido de urgencia, la concreción y la objetividad.
Idealmente serán reuniones de equipos naturales, que compartan los mismos objetivos y funciones y, por lo tanto, puedan aprovecharse de una colaboración cercana con sus compañeros.
Las reuniones de Daily Management deben seguir una agenda estándar. Hay 3 elementos ineludibles en cualquier reunión de Daily Management:
Estos preceptos nos ayudarán a estructurar una buena reunión de Daily Management.
Si bien, otros aspectos también serán definitorios: el árbol de reuniones y las reuniones transversales, el liderazgo y la participación activa, la capacidad de actuar sobre los indicadores, la representación visual de estos, …
Un buen ejemplo de una reunión de Daily Management, es lo que en Toyota denominamos “Asaichi Meeting ”, o “reunión de la mañana”. Esta foro reúne diariamente a los principales involucrados en los principales problemas de Calidad surgidos el día previo. De esta manera, ponemos en práctica varios de los valores que nos caracterizan:
Esta metodología, por tanto, nos ayudará a mantener a los equipos alineados, en continua comunicación, poniendo en práctica parte de los valores del Toyota Way y, en conjunto con el resto de metodologías del Toyota Production System, nos ayudará a la consecución definitiva de nuestros objetivos.