En un mercado tan copado, competitivo y perfeccionado como el actual, sólo las empresas capaces de elaborar las mejores estrategias tienen asegurado el futuro. Dentro de esa planificación, la previsión de ventas, el forecast, es de máxima importancia. Analizamos a continuación en qué consiste y cómo puede ayudarle en la previsión de demanda.
En unos tiempos en los que los márgenes de beneficios en muchas empresas penden de un hilo y están al albur de pequeños detalles, hacer una planificación lo más concreta posible es un ejercicio imprescindible. Cuánto más se acerque a la realidad la previsión de ventas, mayores serán las posibilidades de que la compañía tenga un rendimiento correcto. Y eso precisamente es el forecast.
En el ecosistema financiero y comercial tan competitivo como el actual, sólo aquellas empresas que comprendan la importancia de la estrategia y valoren los esfuerzos planificadores como una inversión y no como un gasto, serán capaces de sobrevivir y vislumbrar un futuro halagüeño.
Podemos, entonces, definir el concepto forecast como la previsión y estimación de las ventas en un determinado periodo de tiempo. Es decir, es la rama más importante dentro del flujo de información que hay en toda empresa.
Es un ejercicio que parte del Big Data, que, a su vez, nace de la Inteligencia Artificial (IA), y que se ha desarrollado a través de unos softwares específicos, llamados business intelligence, a partir de los que se genera el software definitivo, capaz de realizar el forecast.
¿Cómo funciona el forecast?
Para su cálculo, a grandes rasgos, se ha de analizar el histórico de ventas, comparar con otros ciclos similares, escuchar a los profesionales de los departamentos de Ventas, Marketing, Producción y Operaciones, escudriñar los episodios sociales, económicos e incluso políticos a corto, medio y largo plazo... En definitiva, construir algoritmos a partir de cualquier fuente de información que pueda aportar algo. Todas son pocas.
Existen dos grandes métodos de análisis y cálculo del forecast: cualitativos y cuantitativos.
Cualitativos
Son sistemas subjetivos para los que no se utilizan datos históricos. En este modelo cobra una gran importancia el conocimiento de los responsables de Marketing, Ventas, Producción y Operaciones que, con base en su experiencia, todas las herramientas disponibles y su contacto con el consumidor final, tendrán que pronosticar la evolución de las ventas.
Cuando el producto que se va a comercializar es nuevo, o la empresa acaba de nacer, los cualitativos (junto con el estudio de otras empresas del mismo sector) son los únicos métodos que se pueden emplear.
Cuantitativos
Están basados en datos históricos de ventas en periodos anteriores y similares, promociones, estudios de mercado, campañas, ventas estacionales que afecten a un determinado producto, estrategias de la competencia, etcétera.
Lógicamente, un buen desempeño vendedor previo no garantiza que en el futuro todo vaya a discurrir de la misma manera. Por ello, en el análisis de las ventas se deben incluir diversos factores correctores como aquellos que emanan de los posibles cambios que haya habido en la empresa, las variaciones en el mercado o cualquier viraje social capaz de provocar transformaciones en las preferencias del cliente o en el modo de relacionarse con el mismo, entre otras muchas circunstancias.
Importancia y beneficios de pronosticar la demanda
La estimación de la demanda juega un papel fundamental en cualquier empresa, ya que permite prever el comportamiento futuro de un fenómeno o evento, reflejando la cantidad de productos o servicios que los consumidores desean adquirir en un periodo específico. Estos elementos son esenciales para la planificación estratégica y la toma de decisiones efectivas en cualquier organización.
Entre los beneficios de pronosticar la demanda, debemos destacar:
- Contar con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas
- Optimizar los niveles de inventario para evitar el exceso y la escasez
- Reducir los costos de almacenamiento y obsolescencia
- Mejorar la satisfacción del cliente al contar con los productos disponibles cuando los necesiten
- Planificar de forma más estratégica y eficiente la producción y la cadena de suministro
Desafíos frecuentes en la elaboración del forecast
Es importante incidir en un aspecto que ya ha sido mencionado: tanto si la previsión de ventas se hace con sistemas cuantitativos o cualitativos, el componente estacional y la realidad social son aspectos que siempre hay que tener en cuenta.
Un buen ejemplo de lo primero es la Semana Santa. El hecho de que esta no caiga siempre en las mismas fechas, dificulta la realización del forecast y, por si fuera poco, tiene capacidad para provocar cambios en el inicio de la campaña de verano.
Otra excelente muestra de que hay que desarrollar la previsión analizando siempre todas las cuestiones sociales es la pandemia del coronavirus. Con una crisis sanitaria de duración tan excesiva como la actual, no ha habido empresa que haya podido abstraerse de las extraordinarias circunstancias a la hora de adaptar su estrategia logística a la pandemia.
Cómo mejorar la precisión
Parece una perogrullada, pero es clave subrayar la importancia de realizar una estimación lo más acertada posible.
Es decir, en caso de que se utilicen métodos cualitativos hay que hacer entender a los expertos consultados que lo que se les pide no es algo sin importancia, sino un trabajo a fondo.
Y aunque se haga un notable esfuerzo, sigue siendo una labor realmente complicada, por lo que la posibilidad de que haya un error es más que posible. Pero al cliente no se le puede decir que se ha producido una confusión y que el producto solicitado tardará más porque no está en stock: por ello es tan importante, porque el cliente se puede ver afectado finalmente si la previsión de ventas se aleja demasiado de la realidad.
Una previsión muy desacertada (tanto por exceso como por defecto) tiene potencial para causar un gran problema económico, material y operativo a la empresa.
Una correcta estimación, o lo que es lo mismo, un forecast acertado, permitirá a la empresa ser más competitiva y rentable gracias al ajuste y la optimización de costes.
Algunas claves y consejos para diseñar el forecast son:
- Selecciona el método predictivo que mejor se adapte a la empresa y al producto o productos que comercializan.
- Cuenta con todos los departamentos de la empresa, sobre todo, los de Marketing, Ventas, Producción y Operaciones.
- Ten muy en cuenta las tendencias sociales y, en general, todos los aspectos ajenos.
- No dudes en tomar medidas drásticas si, de manera repetida, la estimación de la demanda es incorrecta.
Maximizando la Demanda: Almacén y Carretillas Elevadoras
Ya se ha dicho que un error en los pronósticos es capaz de provocar, entre otras cosas, roturas de stock. Esto lleva directamente al que probablemente sea el espacio más importante (aunque no siempre se le dé la consideración que amerita) de todos los que hay en una empresa: el almacén.
Desde Toyota insistimos en que buena parte de las posibilidades que una compañía tiene de salir adelante dependen de la gestión del almacén.
Y la primera fase de la misma es la recepción de mercancías que, a su vez, tiene una etapa inicial correspondiente al aprovisionamiento y las compras. Si la previsión es correcta, el aprovisionamiento será el justo y necesario.
La segunda gran fase de las que componen el trabajo en el almacén es el propio almacenamiento de la mercancía. Ahí entra en escena una maquinaria esencial: las carretillas elevadoras.
Todo está conectado. Un error en el forecast provocará una distorsión a la hora de recibir las mercancías, al igual que una elección incorrecta de la maquinaria afectará al almacenamiento de las mismas.
Por eso, os recomendamos consultar el extenso catálogo de carretillas de Toyota y optar por las que mejor se adapten a las necesidades y características de tu empresa: transpaletas eléctricas, apiladores, carretillas retráctiles, tractores de arrastre, recogepedidos... Cada equipo tiene unas características y está especialmente preparado para un tipo de operativa que dependerá, sobre todo, de la disposición del almacén y del tipo de producto comercializado.
En Toyota Material Handling somos expertos en soluciones de manutención. Aparte de nuestra amplia oferta, contamos con profesionales que le ayudarán en la elección. Lo dijimos al principio y lo repetimos ahora: en un mercado tan competitivo como el actual, cada detalle importa.
