Cómo evitar errores en la preparación de pedidos con carretillas

Las consecuencias negativas de una preparación de pedidos incorrecta son abundantes; pero las positivas, si el picking se realiza correctamente, también, sobre todo en lo que se refiere a la reducción del tiempo y de los costes. Lo que, obviamente, supondrá hacer la entrega de manera correcta y redundará en la satisfacción del cliente. En este artículo repasamos los errores más frecuentes en la preparación de pedidos con carretillas elevadoras y cómo evitarlos.

Preparación de pedidos con carretillas elevadoras

La preparación de pedidos o picking es el proceso por el que se toman unidades de carga pequeñas, de otras más grandes, para conformar un pedido, cuyo destino puede ser el cliente final, un centro de producción u otro almacén. Aunque también existen los pedidos de pallet completo.

Las carretillas elevadoras son un elemento primordial para su correcto desarrollo, puesto que es una de las operativas más caras de todas las que se desarrollan en el almacén, de hecho, se considera que supone entre el 45 % y el 75 % del coste total de todas las acciones que se llevan a cabo en el mismo.

Pergeñar un sistema de preparación de pedidos adecuado supone una potente inversión, tanto en personal, como en equipos de manutención (carretillas elevadoras) y en diferentes sistemas de gestión (Sistema de Gestión de Almacén –SGA–, pistola para punteo láser, escaneo, etcétera). Pero merece la pena, ya que escatimar en este sentido hará que se multipliquen los errores durante el proceso. Algo que provocará un importante perjuicio económico; principalmente, porque afectará al último escalón, el del consumidor.

Tipos de preparación de pedidos

Según quién va a buscar qué:

• Hombre-producto: el trabajador recorre el almacén recogiendo las distintas unidades que componen el pedido. Aunque suelen usar una carretilla, el mayor problema de esta modalidad es, lógicamente, el tiempo que dedica el operario para ir de un lugar a otro. En la parte positiva: implica una inversión inicial muy baja.
• Producto-Hombre: es la mercancía la que va hasta el mozo de almacén, gracias, normalmente, a las carretillas elevadoras automatizadas (como el Automatic Guide Vehicle –AGV–) u otros sistemas como el Autostore. Supone una inversión mayor y es el SGA el que ha de coordinar todos los movimientos.

Según cómo se recoge la mercancía:

• Por lotes: cada operario prepara un pedido a la vez; o varios, siempre y cuando haya espacio suficiente en la carretilla
• Por olas (wave picking): se recoge la mercancía correspondiente a varios pedidos y se deja en un lugar concreto. Posteriormente, se van tomando las unidades que conformarán cada uno de ellos.
• Por zonas: los pedidos se organizan dependiendo de en qué parte del almacén estén las mercancías que los integran.

Los errores más comunes en la preparación de pedidos

La perfección no existe. Pero sí es posible tomar todas las medidas posibles para limitar al máximo los errores que se cometen en las diferentes fases que forman el picking. Y, para ello, nada mejor que saber de antemano cuáles son los fallos más habituales. Si sabemos lo que puede pasar, es mucho más fácil prevenirlo.

• Artículo erróneo: ocurre cuando el operario se confunde en el contenido del pedido, ya sea porque coge productos que no corresponden o porque incluye más o menos unidades. En ambos casos, el mejor sistema es una pistola de lectura del dispositivo y, por supuesto, que haya una correcta etiquetación de los productos. Si, a pesar de todo, se comete el error, este ha de detectarse, sí o sí, en la última de las fases de la preparación de pedidos, la de verificación.
• Pedidos mezclados: es un error que suele acaecer cuando la misma persona prepara varios pedidos a la vez.
• Reemplazo de un producto sin autorización: ocurre si un trabajador ve que falta un producto en el almacén y lo reemplaza por su cuenta y riesgo. Siempre ha de haber un control de stock, y, por lo tanto, el producto tendrá que etiquetarse de nuevo y, por supuesto, informar al SGA.
• Pedido incompleto: que falte un artículo en el pedido.

Optimización del proceso de preparación de pedidos como ventaja competitiva

A lo largo de todo el texto se ha podido comprobar como la tecnología ha de ser una herramienta para evitar errores en la preparación de pedidos.

Y hay que volver a mencionar la importancia del SGA. Este se encargará de decirle al operario dónde está cada producto, si hay stock o no, cuales son las mejores rutas para la elaboración de un pedido, qué tipo de embalaje precisa, etcétera, etcétera.

Las nuevas tecnologías han propiciado la aparición de varios sistemas que afectan generalmente a las fases de recorrido y extracción de la preparación de pedidos. Los tres más habituales son estos.

• Sistema de picking por voz o Pick by voice: a través de unos auriculares, el operario recibe las instrucciones acerca del lugar en el que están los productos que hay que coger (y la cantidad de los mismos) para conformar el pedido.
• Sistema de picking por luz o Picking by light: unos displays indican al mozo de almacén el lugar en el que se encuentran los productos y la cantidad exigida. Hay que confirmar que estos han sido recogidos.
• Sistema de picking por visión o Picking by vision: obviamente, es el más avanzado de los tres y consiste en que el trabajador recibe las instrucciones gracias a unas gafas inteligentes de realidad aumentada.

Poniendo en práctica cualquiera de estos sistemas se consiguen, entre otras muchas cosas, dos hitos vitales para una buena operativa: reducción de tiempo y limitación de las posibilidades de error humano.

Equipos de manutención en la preparación de pedidos con carretillas elevadoras

Los elementos de manutención son todos los medios técnicos que coadyuvarán en cada una de las fases de la preparación de pedidos. Haciendo una muy genérica clasificación de estos equipos, podríamos decir que son de tres tipos:

• Almacenamiento: principalmente las estanterías.
• Elementos de carga: palés, sacos, cajas... Y otro tipo de elementos contenedores, en muchos casos adaptados al tipo de producto.
• Maquinaria de transporte interno: carretillas elevadoras, transpaletas y las máquinas recogepedidos, que son una evolución de las dos anteriores y, habitualmente, son de tres tipos, que se diferencian por estar preparadas para recoger pedidos de diferentes lugares: a nivel de suelo, de nivel bajo o de niveles medios y altos.

¿Cómo el uso de las carretillas elevadoras adecuadas puede minimizar posibles errores durante este proceso?

Dependiendo del tipo de almacén, de dónde esté colocada la mercancía, de la clase de materiales con los que se opere o de cómo tengas que hacer entrega de la mercancía al cliente, habrá unas carretillas elevadoras más adecuadas que otras. La oferta en Toyota es amplísima, así que sólo tienes que consultar nuestro extenso catálogo y elegir aquella que más se adapte a sus necesidades. Si precisa asesoramiento, los expertos de Toyota estarán encantados de atenderle.

Para que las carretillas elevadoras sean verdaderamente útiles en la preparación de pedidos, hay que hacer de ellas un uso correcto, que minimice al máximo los riesgos más comunes, como pueden ser el vuelco o el incendio.

Dentro de ese objetivo de minimización de los riesgos, es clave contar con un personal formado. Ello redundará positivamente, no sólo a la hora del picking, sino en todos y cada uno de los procesos que se desarrollen en este espacio fundamental de la empresa. Un equipo humano preparado y formado mejora sobremanera la productividad y la seguridad del negocio.