Preparación de pedidos en el almacén: Etapas, Equipos y Mejores Prácticas

El picking o preparación de pedidos supone entre el 45 % y el 75 % del coste total de todas las operaciones que se llevan a cabo en un almacén. En algunos casos, incluso, puede ser mayor, ya que tiene una relación muy directa con el valor añadido y con el propio valor del producto o productos que formen el pedido.

¿Qué es la preparación de pedidos?

El picking o fase de preparación de pedidos es el proceso de recogida y agrupación de cargas pequeñas para formar un pedido. El destino final será, casi siempre, el cliente, aunque también puede ir a un centro de producción u otro almacén.

Como comprobaremos a continuación, de todos los procesos que se desarrollan en el almacén, este es uno de los más importantes, complejos y costosos.

La importancia de la preparación de pedidos

El punto clave en la gestión de un almacén es la elección correcta del método de preparación de pedidos y cobra gran importancia el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) que como su propio nombre indica es el software que gestiona los procesos y la actividad del almacén en cada una de sus etapas logísticas: recepción, almacenamiento, picking y expedición.

La gestión eficiente durante la fase de preparación de pedidos es crucial para el correcto funcionamiento de un almacén. En los últimos años su importancia se ha multiplicado, además, debido al aumento del comercio online y a las exigencias del consumidor a la hora de concretar las entregas (días, horas y casi minutos).

En el tercer trimestre de 2020, según los datos de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), se produjeron en España 258,9 millones de transacciones a través del comercio electrónico, en las que se movieron 12.800 millones de euros. Fueron 244,4 en el segundo trimestre y 226,6 en el primero.

Si la preparación de pedidos se lleva a cabo de manera correcta, se conseguirá reducir el tiempo dedicado a ello y sus costes. Además, repercutirá de manera muy positiva en los plazos de entrega y en la satisfacción del cliente, en gran medida dependiente de que el pedido llegue correctamente y dentro del plazo acordado.

Fases de preparación de pedidos

La fase de preparación de pedidos o picking se divide generalmente en 4 etapas:

1. Planificación previa

En esta fase se asignarán los recursos necesarios (tanto materiales como humanos) a cada uno de los procesos de preparación de pedidos. Es importante definir claramente el tipo de picking que se va a poner en marcha. Si se dispone de un Sistema de Gestión de Almacén (SGA), obviamente, esta fase se realiza de manera más ágil y eficiente, dado que el software se encarga de identificar la solución óptima.

2. Recorridos

Los recorridos suponen tiempo y energía, por lo tanto, el diseño de layout es de máxima importancia. Dependiendo del tipo de picking que se practique (por lotes, por olas o por zonas), se hará un tipo de recorrido otro. Por ejemplo, en el caso del primero, el recorrido sería: desde el punto de inicio hasta donde se encuentra el primer producto, de ahí hasta los productos siguientes y de vuelta al lugar de partida para preparar el pedido.

3. Extracción

La recogida del producto necesitará un tratamiento específico, dependiendo de si está a nivel de suelo, altura baja (aproximadamente lo que mide un operario), nivel medio (menos de 4 metros), nivel alto (más de 4 metros). En Toyota disponemos de la mejor solución con una aplia gama de carretillas elevadoras para cada caso.

4. Verificación

Es fundamental realizar una verificación exhaustiva de las unidades que componen el pedido, asegurándose de que cada artículo esté presente en la cantidad correcta. Además, es crucial comprobar el peso total del pedido para garantizar que coincide con las especificaciones establecidas, lo cual es esencial para evitar problemas durante el transporte.

Tipos de preparación de pedidos

Preparación de pedidos según la dirección de la mercancía

Podemos clasificar los tipos de preparación de pedidos en función de si se trata del hombre que va hacia el producto o viceversa: 

1. Hombre-Producto: En este tipo de preparación de pedidos es el trabajador el que recorre el almacén para recoger las unidades que van a formar el pedido. Aunque se suelen utilizar carretillas, la principal desventaja que se atribuye a este sistema de picking es el tiempo que precisa el operario para llegar hasta el lugar donde ha de recoger las pequeñas cargas. Por el contrario, implica una inversión inicial muy baja. Nació cuando no había tecnología y se sigue utilizando en algunos almacenes en los que, la tecnología más avanzada sigue sin estar presente. Es factible en una empresa, por ejemplo, con 10 referencias; pero absolutamente inviable en otra con 3 millones.
2. Producto-Hombre: Se trata del recorrido inverso, es decir, en este caso es la mercancía la que, habitualmente con transelevadores, llega hasta el operario. Es un sistema muy útil en almacenes con un gran número de pedidos y, lógicamente, supone una inversión mayor. Aparece con los robots y sistemas automatizados y es el SGA el que gestiona estos equipos, indicándoles dónde tienen que coger los productos y en qué lugar los deben depositar.

Preparación de pedidos según las estanterías

La distribución del almacén también desempeña un papel crucial en la preparación de pedidos. Según la organización de las estanterías, los pedidos pueden ser distribuidos en planta. Una de las metodologías más reconocidas es el método Pareto en Planta, que clasifica los artículos en:

• Clase A: Alta rotación
• Clase B: Rotación media
• Clase C: Baja rotación

De esta manera, la distribución en planta puede ser optimizada, ubicando los productos de Clase A más cerca de la zona de carga y descarga, tanto en estanterías horizontales como verticales.

Preparación de pedidos según su recogida

Hay cuatro grandes grupos y, a partir de estas combinaciones (en la parte práctica), diversas opciones más. Las genéricas son: un pedido una persona, un pedido varias personas, varios pedidos varias personas y varios pedidos una persona.

A la hora de ponerlas en práctica:

1. Pedido a pedido: es el tipo de preparación de pedidos más básico. Cada operario prepara un solo pedido a la vez. Se suele utilizar en grandes pedidos.
2. Olas de pedido: se recoge la mercancía correspondiente a varios pedidos y se deja en un lugar concreto, habitualmente una estantería. De ahí se extraen los productos de cada pedido y se forman los mismos. Lo habitual es que se elija este método cuando se manejan muchas referencias y son pedidos con poca mercancía.
3. Por zonas: las fases del picking se organizan, entre otros factores, teniendo en cuenta en qué parte del almacén está la mercancía.

Evidentemente, estos sistemas de picking han de combinarse, ya que cada uno de ellos afecta a una de las fases de la preparación de pedidos.

Equipos idóneos para la preparación de pedidos

1. Maquinaria

   
   Los equipos más importantes en la recogida de pedidos son las transpaletas (manual y eléctrica) y las máquinas recogepedidos, que son una evolución de las anteriores. A partir de estas, dependiendo del grado de mecanización o automatización del almacén, existen soluciones más complejas para todos los procesos.
   
   

2. Sistemas automatizados

   
   Es decisión de su empresa (y de tu Departamento financiero) automatizar el almacén por completo u optar por una semiautomatización. Dependiendo del nivel escogido, dispondrá de alguno de estos sistemas.
   
   
   1. AGV
      En los almacenes con cierto grado de automatización, disponen de carretillas sin conductor, (Automatic Guided Vehicle –AGV–), que son un excelente aliado para realizar el picking más rápido y sin errores.
      
      
   2. Estructuras automatizadas
      Si se opta por un alto grado de automatización, es muy posible que se tengan armarios automáticos: grandes estanterías metálicas con infinidad de ubicaciones, que favorecen el escaneo de productos, además de, una vez más, reducir los errores.
      
      
   3. Raíles automáticos
      Otro elemento que deberías plantearte instalar es el sistema de raíles automático. Estos llevan una bandeja que va pasando por las diferentes áreas, y un operador (u otra máquina) pone el producto correspondiente sobre ella. Ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la productividad.

Tipos de almacén y picking adecuado para cada caso

Hemos repasado los aspectos más importantes de la preparación de pedidos. Ha llegado el momento de escoger el sistema de picking más adecuado. Esta elección se basará, en gran parte, en el tipo de almacén. Detallamos a continuación los grupos de clasificación más utilizados, con los diferentes tipos de almacén:

Según la mercancía almacenada

• Almacén de materias primas
• Almacén de productos semi-acabados
• Almacén de productos acabados
• Almacén de recambios
• Almacén de materiales auxiliares

Según la función logística

• Almacén central
• Almacén regional
• Almacén de tránsito (cross-docking)
• Almacén de depósito

Según el recinto

• Cubierto
• Al aire libre

Según su nivel de automatización

• Manual
• Mecanizado
• Robotizado
• Semiautomático
• Automático

Equipos de manutención para la preparación de pedidos

A lo largo de todo el texto se han mencionado algunos de los equipos de manutención que son necesarios para realizar un correcto picking. Definiéndolo de manera directa, los elementos de manutención son los medios técnicos que facilitan la manipulación, el traslado y el almacenaje de los productos. El grado de automatización, evidentemente, tiene mucha importancia en este aspecto. También otros aspectos como el tamaño y el tipo de almacén, el tipo de mercancía o el método de preparación de pedido escogido (hombre-producto / producto-hombre)

A grandes rasgos, podemos dividir los equipos de manutención de un almacén en:

• Unidades de carga: cajas, sacos, pallets...
• Elementos de almacenamiento: estanterías, plataformas, plataformas rodantes.
• Elementos de transporte: carretillas elevadoras (transpaletas eléctricas, apiladores, contrapesadas...), transpaletas manuales, cintas transportadoras y otros elementos automatizados.
  
  

  Errores comunes en la preparación de pedidos y cómo evitarlos

Errores de picking y cómo reducirlos

• Error en el artículo: sucede cuando el operario se equivoca en el contenido del pedido, ya sea porque selecciona productos incorrectos o porque incluye una cantidad incorrecta de unidades. En ambos casos, el uso de una pistola de lectura del dispositivo es el mejor sistema, y es esencial que los productos estén correctamente etiquetados. Si, a pesar de todo, se produce el error, este debe ser detectado, sin falta, en la última fase de la preparación de pedidos, la de verificación.

• Pedidos mezclados: es un error que se suele producir cuando la misma persona prepara varios pedidos a la vez.
• Reemplazo de un producto sin autorización:

  sucede cuando un empleado detecta la ausencia de un producto en el almacén y decide sustituirlo por su propia iniciativa. Siempre debe existir un control de inventario, por lo que el producto deberá ser etiquetado nuevamente y, por supuesto, se debe notificar al SGA.

• Pedido incompleto: que falte un artículo en el pedido.
  
  

Para minimizar errores en la preparación de pedidos, es esencial capacitar al personal, usar tecnología avanzada como SGA y escáneres de códigos de barras, y establecer procedimientos claros. Revisar y ajustar procesos regularmente y fomentar responsabilidad y atención al detalle entre los empleados, también ayuda a reducir errores y asegurar entregas precisas y puntuales.

Problemas de organización en el almacén

La organización ineficaz en un almacén puede afectar la eficiencia y rentabilidad. Problemas comunes incluyen la disposición desordenada de productos, que retrasa la localización de artículos y aumenta errores en el picking. Un mal sistema de gestión de inventario puede causar exceso o defecto de stock, afectando las ventas y aumentando costes. Es esencial un sistema de organización eficiente con un diseño optimizado, gestión de inventario robusta, capacitación adecuada y tecnologías avanzadas.

Falta de coordinación en la cadena logística

Costes asociados a la preparación de pedidos

En un almacén, tiempo es igual a dinero. Por tanto, el coste asociado al picking más importantes es temporal. Para reducirlo es básico elegir el sistema de preparación de pedidos más adecuado teniendo en cuenta el tipo de almacén, el diseño del mismo o layout, el lugar en el que está la mercancía, los recursos humanos con los que contamos y, por supuesto, nuestro SGA.

A partir de aquí, se puede hablar de otros costes asociados al almacenamiento y a la preparación de pedidos:

• Coste de almacenamiento
• Coste de mantenimiento del almacén
• Coste de manipulación y gestión (personal, equipos técnicos…)
• Coste del transporte (interno y externo)
• Coste de inventario
• Coste de roturas y pérdidas
• Coste del picking (impresoras, radiofrecuencias, códigos de barras, materiales, equipos informáticos)
• Coste del SGA