Preparación de pedidos en almacén: Consejos para optimizar procesos y equipos

La preparación de pedidos en almacén es un proceso clave que determina la eficiencia y rapidez en la cadena logística. Supone entre el 45 % y el 75 % del coste total de todas las operaciones que se llevan a cabo en un almacén. En algunos casos, incluso, puede ser mayor, ya que tiene una relación muy directa con el valor añadido y con el propio valor del producto o productos que formen el pedido.

¿Qué es la preparación de pedidos?

El picking o fase de preparación de pedidos es el proceso de recogida y agrupación de cargas pequeñas para formar un pedido. El destino final será, casi siempre, el cliente, aunque también puede ir a un centro de producción u otro almacén.

Como comprobaremos a continuación, de todos los procesos que se desarrollan en el almacén, este es uno de los más importantes, complejos y costosos.

La importancia de la preparación de pedidos

El punto clave en la gestión de un almacén es la elección correcta del método de preparación de pedidos y cobra gran importancia el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) que como su propio nombre indica es el software que gestiona los procesos y la actividad del almacén en cada una de sus etapas logísticas: recepción, almacenamiento, picking y expedición.

La eficiencia en la preparación de pedidos es clave para el buen funcionamiento del almacén, un aspecto que ha cobrado aún más relevancia con el auge del comercio online y las crecientes expectativas sobre la puntualidad de las entregas. Solo en el tercer trimestre de 2020, España registró 258,9 millones de transacciones de ecommerce, según la CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia).

Una correcta preparación de pedidos reduce tiempos y costes, mejora los plazos de entrega y aumenta la satisfacción del cliente al garantizar que los envíos lleguen completos y puntuales.

Etapas fundamentales de la preparación de pedidos

La fase de preparación de pedidos o picking se divide generalmente en 4 etapas:

Tipos de preparación de pedidos

Preparación de pedidos según la dirección de la mercancía

1. Hombre-Producto: En este método, el operario recorre el almacén para recoger los productos, lo que implica más tiempo pero requiere baja inversión inicial. Es útil en almacenes con pocas referencias y sin alta automatización.

2. Producto-Hombre: En este caso, la mercancía llega al operario mediante sistemas automatizados, ideales para almacenes con alto volumen y gestionados por SGA.

Preparación de pedidos según las estanterías

Una de las metodologías más reconocidas es el método Pareto en Planta, que clasifica los artículos en:

• Clase A: Alta rotación
• Clase B: Rotación media
• Clase C: Baja rotación

De esta manera, la distribución en planta puede ser optimizada, ubicando los productos de Clase A más cerca de la zona de carga y descarga, tanto en estanterías horizontales como verticales.

Preparación de pedidos según su recogida

1. Pedido a pedido: es el tipo de preparación de pedidos más básico. Cada operario prepara un solo pedido a la vez. Se suele utilizar en grandes pedidos.
2. Olas de pedido: se recoge la mercancía correspondiente a varios pedidos y se deja en un lugar concreto, habitualmente una estantería. De ahí se extraen los productos de cada pedido y se forman los mismos. Lo habitual es que se elija este método cuando se manejan muchas referencias y son pedidos con poca mercancía.
3. Por zonas: las fases del picking se organizan, entre otros factores, teniendo en cuenta en qué parte del almacén está la mercancía.

Equipos y tecnología recomendados

Maquinaria

Los equipos más importantes en la recogida de pedidos son las transpaletas (manual y eléctrica) y las máquinas recogepedidos, que son una evolución de las anteriores. A partir de estas, dependiendo del grado de mecanización o automatización del almacén, existen soluciones más complejas para todos los procesos.

Sistemas automatizados

Es decisión de su empresa (y de tu Departamento financiero) automatizar el almacén por completo u optar por una semiautomatización. Dependiendo del nivel escogido, dispondrá de alguno de estos sistemas.

1. AGV: En los almacenes con cierto grado de automatización, disponen de carretillas sin conductor, (Automatic Guided Vehicle –AGV–), que son un excelente aliado para realizar el picking más rápido y sin errores.
2. Estructuras automatizadas: Si se opta por un alto grado de automatización, es muy posible que se tengan armarios automáticos: grandes estanterías metálicas con infinidad de ubicaciones, que favorecen el escaneo de productos, además de, una vez más, reducir los errores.
3. Raíles automáticos: Otro elemento que deberías plantearte instalar es el sistema de raíles automático. Estos llevan una bandeja que va pasando por las diferentes áreas, y un operador (u otra máquina) pone el producto correspondiente sobre ella. Ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la productividad.

Equipos de manutención para la preparación de pedidos

• Unidades de carga: cajas, sacos, pallets...
• Elementos de almacenamiento: estanterías, plataformas, plataformas rodantes.
• Elementos de transporte: carretillas elevadoras (transpaletas eléctricas, apiladores, contrapesadas...), transpaletas manuales, cintas transportadoras y otros elementos automatizados.
  

Mejores prácticas para evitar errores y optimizar tiempos

• Planificación clara y objetivos definidos: Establece metas SMART (especificas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido).
• Documentación de procesos: Crea guias paso a paso para tareas repetitivas. Usa plantillas para briefs, reportes y presentaciones.
• Automatización de tareas repetitivas: Usa herramientas como Zapier, HubSpot o Excel con macros para automatizar tareas. Programe publicaciones en redes sociales con antelacion.
• Revisión y Validación Constante: Aplica la regla de los 'dos pares de ojos' para revisar entregables. Use checklists para asegurar que no se omita ningun paso.
• Comunicación Clara y Efectiva: Define canales de comunicación para cada tipo de mensaje. Fomenta reuniones breves y efectivas.
• Priorización Inteligente: Aplica la matriz de Eisenhower: urgente vs. importante. Divide tareas grandes en subtareas mas manejables.
• Formación Continua: Dedica tiempo a aprender nuevas herramientas o atajos. Comparte aprendizajes con el equipo para mejorar colectivamente.

Indicadores para medir la eficacia del proceso

1. Exactitud del picking: % de pedidos sin errores.

2. Tiempo de ciclo: duración desde el pedido hasta que está listo.

3. Productividad: líneas de pedido recogidas por hora.

4. Tasa de cumplimiento: % de pedidos enviados completos.

5. Coste por pedido: incluye mano de obra y errores.

6. Devoluciones por error: mide la calidad del proceso.