El picking o preparación de pedidos supone entre el 45 % y el 75 % del coste total de todas las operaciones que se llevan a cabo en un almacén. En algunos casos, incluso, puede ser mayor, ya que tiene una relación muy directa con el valor añadido y con el propio valor del producto o productos que formen el pedido.
La importancia de la preparación de pedidos
No hace falta subrayar, por tanto, la gran importancia que tiene la elección correcta del método de preparación de pedidos en la gestión de un almacén. Y, de nuevo, hay que resaltar el papel clave que ha de jugar el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) en todo el proceso.
Para explicarlo de una manera clara: el picking consiste en tomar unidades de carga pequeñas de otras más grandes y, así, conformar el pedido, cuyo destino, en la mayoría de los casos, es el cliente final, pero que también pueden ser centros de producción u otros almacenes.
Si la preparación de pedidos se lleva a cabo de manera correcta, se conseguirá reducir el tiempo dedicado a ello y sus costes. Además, redundará de manera muy positiva en los plazos de entrega y, por ende, en la satisfacción del cliente, en gran medida dependiente de que el pedido llegue en plazo y forma.
Como otras muchas actividades relacionadas con el almacén, es necesario estar en un continuo proceso de reciclamiento. Siguiendo el método Kaizen (mejora continua). Tratando de adaptar la operativa a la modernización de los almacenes y a los nuevos tipos de pedidos. Por ejemplo, hace años lo habitual eran grandes pedidos –un palé podría ser la unidad mínima que se servía– y su tiempo de entrega no bajaba del mes. Ahora hay pedidos de un solo producto, que pueden llegar incluso al día siguiente.
Al prácticamente no haber un pedido mínimo, se elimina la opción de calcular el coste logístico. A ello se le suma que el coste fijo es realmente difícil de valorar, por lo que hay que poner todos los esfuerzos en, como mínimo, igualar el coste variable. Es la única manera de que el sistema sea rentable.
Tipos de preparación de pedidos
Según quién va a buscar qué
Podemos clasificar los tipos de preparación de pedidos en función de si se trata del hombre que va hacia el producto o viceversa:
- Hombre-Producto: En este tipo de preparación de pedidos es el trabajador el que recorre el almacén para recoger las unidades que van a formar el pedido. Aunque se suelen utilizar carretillas, el mayor pero que se le pone a este sistema de picking es el tiempo que precisa el operario para llegar hasta el lugar donde ha de recoger las pequeñas cargas. Por el contrario, implica una inversión inicial muy baja. Nació cuando no había tecnología y se sigue utilizando en algunos almacenes en los que, la tecnología más avanzada sigue sin estar presente. Es factible en una empresa, por ejemplo, con 10 referencias; pero absolutamente imposible de usar en otra con 3 millones.
- Producto-Hombre: Se trata del recorrido inverso, es decir, en este caso es la mercancía la que, habitualmente con transelevadores, llega hasta el operario. Es un sistema muy útil en almacenes con un gran número de pedidos y, lógicamente, supone una inversión mayor. Aparece con los robots y sistemas automatizados y es el SGA el que gestiona estos equipos, indicándoles dónde tienen que coger los productos y en qué lugar los deben depositar.
Según la forma en la que se recoge la mercancía
Hay cuatro grandes combinaciones y, a partir de ellas (en la parte práctica), diversas opciones más. Las genéricas son: un pedido una persona, un pedido varias personas, varios pedidos varias personas y varios pedidos una persona.
A la hora de ponerlas en práctica:
- Pedido a pedido: es el tipo de preparación de pedidos más básico. Cada operario prepara un solo pedido a la vez. Se suele utilizar en grandes pedidos.
- Olas de pedido: se recoge la mercancía correspondiente a varios pedidos y se deja en un lugar concreto, habitualmente una estantería. De ahí se extraen los productos de cada pedido y se forman los mismos. Lo habitual es que se elija este método cuando se manejan muchas referencias y son pedidos con poca mercancía.
- Por zonas: las fases del picking se organizan, entre otros factores, teniendo en cuenta en qué parte del almacén está la mercancía.
Evidentemente, estos sistemas de picking han de combinarse, ya que cada uno de ellos afecta a una de las fases de la preparación de pedidos.
Fases de la preparación de pedidos
- Preparación previa: En esta primera fase del picking se establecerá el método a utilizar y los recursos que se asignarán, tanto humanos como elementos de manutención (palés, carros, carretillas…). También se confirmará que la recogida y almacenamiento de datos, así como la elaboración de órdenes, ha sido la correcta. Conviene poner en práctica el método ABC, basado en el Principio de Pareto.
- Recorrido: Independientemente del sistema de picking según la dirección de la mercancía que se vaya a utilizar, tiene que estar claro el recorrido a hacer: ya sea por la máquina o por el hombre. Otra vez cobra importancia el SGA, ya que producirá un boletín de preparación y dirá en qué orden hay que realizar la recogida.
Tres son los tramos básicos del recorrido con el sistema hombre-producto:
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- Desde el punto de inicio hasta el lugar donde está el primer producto.
- Desde donde está el primer producto hasta el espacio en el que están almacenados los siguientes.
- Vuelta al centro de operaciones.
- Extracción: en esta fase será muy importante el lugar en el que estén los productos. Puede ser a cota cero (nivel de suelo), a una altura baja (sería lo que mide un operario), nivel medio (que no suele ser más de 4 metros) o nivel alto (más de 4 metros). Para todos los casos es recomendable contar con la equipación del almacén necesaria. Lo más recomendable, desde un punto de vista de prevención de riesgos, son los niveles intermedios.
- Verificación: última fase del picking en la que habrá que verificar que todo está correcto, tanto las unidades de cada pedido, como el embalaje, el peso, o el etiquetado. Posteriormente llegará el traslado a la zona de expedición y la elaboración de los albaranes para el transportista. Sería recomendable, en este último paso, incluir sistemas tridimensionales para controlar el peso y asegurarnos de que el pedido es correcto.
Tipos de almacén y picking adecuado para cada caso
Hemos repasado los aspectos más importantes de la preparación de pedidos. Teniendo esto claro, llega el momento de escoger el sistema de picking adecuado. Esta elección se basará, en gran parte, en el tipo de almacén. Os dejamos un listado con las diferentes tipologías que existen:
Según la mercancía almacenada
- Almacén de materias primas
- De productos semi-terminados
- De productos terminados
- De recambios
- De materiales auxiliares
Según la función logística
- Almacén central
- Almacén regional
- Almacén de tránsito (cross-docking)
- Almacén de depósito
Según el recinto
- Cubierto
- Al aire libre
Según su nivel de automatización
- Manual
- Mecanizado
- Robotizado
- Semiautomático
- Automático.
Equipos de manutención para la preparación de pedidos
A lo largo de todo el texto se han mencionado algunos de estos equipos de manutención que son necesarios para realizar un correcto picking. Definiéndolo de manera directa, los elementos de manutención son los medios técnicos que facilitan la manipulación, el traslado y el almacenaje de los productos. El grado de automatización, evidentemente, tiene mucha importancia en este aspecto, y también el tamaño, el tipo de almacén así como el tipo de mercancía, así como el método de preparación de pedido escogido según quién va a buscar qué.
A grandes rasgos, podemos dividir los equipos de manutención de un almacén en:
- Unidades de carga: cajas, sacos, palés.
- Elementos de almacenamiento: estanterías, plataformas, plataformas rodantes.
- Elementos de transporte: carretillas elevadoras (transpaletas eléctricas, apiladores, contrapesadas...), transpaletas manuales, cintas transportadoras y otros elementos automatizados.
Costes asociados a la preparación de pedidos
En un almacén, tiempo es dinero. Por tanto, el coste asociado al picking más importantes es temporal. Para reducirlo es básico elegir el sistema de preparación de pedidos más adecuado teniendo en cuenta el tipo de almacén, el diseño del mismo o layout, el lugar en el que está la mercancía, los recursos humanos con los que contamos y, por supuesto, nuestro SGA.
A partir de aquí, se puede hablar de otros costes asociados al almacenamiento y a la preparación de pedidos:
- Coste de almacenamiento
- Coste de mantenimiento del almacén
- Coste de manipulación y gestión (personal, equipos técnicos…)
- Coste del transporte (interno y externo)
- Coste de inventario
- Coste de roturas y pérdidas
- Coste del picking (impresoras, radiofrecuencias, códigos de barras, materiales, equipos informáticos)
- Coste del SGA
