5S: qué es, ejemplos y cómo aplicarlo en logística

El método 5S es una herramienta clave dentro del Lean manufacturing, diseñada para mejorar la organización, seguridad y eficiencia en cualquier entorno logístico.

¿Qué es el método 5S?

Esta metodología persigue la responsabilidad, la autonomía, el empoderamiento del trabajador en su puesto o área de trabajo, y por tanto, su compromiso para mantenerlo en el mejor estado posible, y su ingenio para encontrar posibles oportunidades de mejora, las cuales permitan realizar las labores de forma más segura, más óptima, más sencilla.

Además, 5S permite iniciar el proceso de sensibilización frente al trabajo estandarizado, ya que exigirá de forma muy sencilla que cumplamos una serie de normas y reglas de fácil cumplimiento. Pero no solo esto, también nos permitirá fomentar la disciplina y rigurosidad en el trabajo, factores clave para el cumplimiento de la calidad o la eficiencia. 

¿Qué significan las 5S y qué implica cada una?

Las 5S son una metodología japonesa que busca mejorar la eficiencia, seguridad y organización en el entorno laboral. Cada “S” representa un paso clave:

• Seiri (Separar): Clasificar y eliminar lo innecesario. Se trata de identificar qué objetos son útiles y cuáles generan desorden o desperdicio.

• Seiton (Ordenar): Organizar lo necesario de forma lógica y accesible. Cada cosa debe tener su lugar, facilitando el flujo de trabajo.

• Seiso (Limpiar): Mantener el espacio limpio y libre de suciedad. La limpieza ayuda a detectar fallos y mejora la seguridad.

• Seiketsu (Estandarizar): Crear normas para mantener el orden y la limpieza. Esto asegura que las buenas prácticas se mantengan en el tiempo.

• Shitsuke (Sostener): Fomentar la disciplina y el compromiso para seguir aplicando las 5S de forma constante.

Beneficios de aplicar 5S en su almacén

• Mayor eficiencia operativa: Al eliminar lo innecesario y organizar el espacio, se reducen los tiempos de búsqueda y desplazamiento.

• Mejora en la seguridad: Un entorno limpio y ordenado minimiza riesgos de accidentes y facilita la detección de posibles fallos.

• Reducción de desperdicios: Se evita el exceso de inventario, el uso innecesario de recursos y la duplicación de tareas.

• Incremento en la productividad: Los empleados trabajan en un entorno más cómodo, claro y funcional, lo que mejora su rendimiento.

• Estándares de calidad más altos: La estandarización permite mantener procesos consistentes y detectar errores más fácilmente.

• Mayor compromiso del equipo: La disciplina y el orden fomentan una cultura de responsabilidad y mejora continua.

• Mejor imagen del almacén: Un espacio limpio y bien gestionado transmite profesionalismo tanto a clientes como a auditores.

Ejemplos prácticos del método 5S en logística

Seiri (Separar)

• Clasificar herramientas, equipos y materiales.
• Retirar palets rotos, embalajes vacíos o productos obsoletos que ocupan espacio innecesario.

Seiton (Ordenar)

• Etiquetar estanterías y zonas de picking para facilitar la localización de productos.
• Usar códigos de colores para identificar áreas de almacenamiento, tránsito y seguridad.

Seiso (Limpiar)

• Establecer rutinas diarias de limpieza en zonas de carga y descarga.
• Inspeccionar maquinaria durante la limpieza para detectar fugas o desgastes.

Seiketsu (Estandarizar)

• Crear procedimientos visuales (checklists, señalética) para mantener el orden y limpieza.
• Definir horarios y responsables para tareas de mantenimiento y organización.

Shitsuke (Sostener)

• Formar al personal en la cultura 5S y realizar auditorías periódicas.
• Reconocer y premiar el cumplimiento de las normas para fomentar la disciplina.

5 errores comunes al implementar 5S

1. Tratarlo como una limpieza puntual: Aplicar las 5S solo una vez y no mantenerlas en el tiempo convierte el esfuerzo en algo superficial y temporal.
2. Falta de compromiso del equipo: Si los empleados no entienden el propósito o no participan activamente, el sistema pierde fuerza y no se sostiene.
3. No adaptar las 5S al entorno específico: Copiar modelos sin ajustarlos a las necesidades reales del almacén puede generar confusión y baja efectividad.
4. Ausencia de seguimiento y auditorías: Sin controles regulares, los estándares se diluyen y se vuelve al desorden inicial.
5. Confundir estandarización con rigidez: Las normas deben facilitar el trabajo, no obstaculizarlo. Es clave dejar espacio para la mejora continua.

Cómo iniciar un proyecto 5S en su almacén

Para iniciar un proyecto 5S en su almacén, lo primero es formar un equipo responsable que incluya personal de distintas áreas. Luego, es fundamental capacitar a todos en la metodología 5S para asegurar comprensión y compromiso. Se debe evaluar el estado actual del almacén, identificar problemas y definir objetivos claros. A partir de ahí, se aplican las cinco fases: separar lo innecesario, ordenar lo útil, limpiar el entorno, estandarizar procesos y fomentar la disciplina. Finalmente, se establecen indicadores de seguimiento y se reconocen los avances para mantener la motivación y asegurar la mejora continua.

Claves para sostener las 5S a largo plazo

No haga un proyecto 5S

Las 5S deben ser un nuevo hábito para los equipos involucrados. No debe ser un proyecto con fecha de finalización. De ser así, tarde o temprano las áreas volverán a su situación inicial, y la opinión general será la de que 5S no es una metodología interesante o que aporte un beneficio, tanto para los trabajadores como para la dirección.

Defina con precisión los espacios objeto de 5S

Es importante tener en cuenta el valor que las 5S pueden aportar a un espacio de trabajo. 5S, como herramienta, aporta un gran valor en espacios compartidos, donde un grupo amplio de personas trabajan y comparten herramientas y otros elementos. Al contrario, en espacios individuales u ofimáticos las 5S no aportan un gran valor añadido.

Además, si su caso parte desde 0, un comienzo demasiado ambicioso, pero sin los recursos necesarios para controlar, monitorizar y señalar aquellas deficiencias en la implantación pueden llevar a una implantación deficiente que termine por ser fallida.

Será mejor realizar un rollout controlado, monitorizando de forma analítica cada zona, y garantizando los recursos materiales, de tiempo, y humanos, necesarios para lograr una implantación fructífera y con aporte de valor, tanto en las personas como en los procesos.

Evolución de las 5s a las 6s

Sin embargo, en los últimos tiempos ha surgido una variante de las 5S conocida como las 6S, que agrega un nuevo paso a la metodología original: la 6ªS de Seguridad. Esta adición se ha desarrollado para adaptar la metodología a ciertos ámbitos u organizaciones que consideran necesario enfocarse aún más en la seguridad de sus procesos.

La inclusión de la 6ªS de Seguridad en las 5S originales busca garantizar un entorno de trabajo seguro para los empleados. Esta nueva etapa se centra en identificar y eliminar posibles riesgos y peligros en el lugar de trabajo, así como en promover el uso adecuado de equipos de protección personal y la adopción de medidas de seguridad.

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