Cadena de suministro: definición, áreas clave y estrategias de optimización

La cadena de suministro, Supply Chain Management (SCM por sus siglas en inglés), está compuesta por todas las actividades, medios, instalaciones y recursos humanos que participan en el proceso que comienza con la obtención de las materias primas para crear un producto, y finaliza con la entrega de ese producto (o la realización del servicio) al consumidor final. Se la conoce también como cadena de valor, puesto que, a medida que va avanzando, el valor de los productos aumenta. Repasamos a continuación 10 consejos para sacarle el máximo provecho.

¿Qué es la cadena de suministro?

En el centro de la cadena de suministro (en realidad, en el medio de los objetivos de cualquier empresa) ha de estar la satisfacción del cliente. Cada uno de los eslabones que forman esta cadena ha de funcionar en pro de lograr ese objetivo. Para ello, es imprescindible:

• Entregar el producto en el plazo, el lugar, el día y la hora marcada.
• Optimizar los tiempos en el proceso de distribución.
• Hacer que fluya la comunicación entre todos los departamentos y entre la empresa y el cliente. Parece muy sencillo, pero a veces no se hace: para saber lo que quiere el cliente, hay que preguntarle.
• Saber reaccionar ante los imprevistos y dar soluciones.

Objetivo de la cadena de suministro

El objetivo principal de la cadena de suministro es asegurar la satisfacción de los clientes y contribuir al éxito general de la empresa. Para lograrlo, la cadena debe:

- Asegurar la entrega puntual y de alta calidad de productos y servicios.

- Optimizar y reducir los costos relacionados con el transporte, inventario y almacenamiento.

- Gestionar de manera eficiente el flujo de mercancías y los recursos humanos.

- Adaptarse de manera efectiva a situaciones imprevistas con planes de acción claros.

- Establecer una comunicación fluida y constante entre todos los participantes de la cadena.

Importancia de la cadena de suministro en su almacén

La importancia de la cadena de suministro en los almacenes va más allá de simplemente evitar pérdidas innecesarias y optimizar los tiempos de distribución. En realidad, se trata de un pilar fundamental para el buen funcionamiento de toda la empresa. Un apropiado manejo de la cadena de suministro en los almacenes no solo garantiza la eficiencia en la entrega de productos, sino que también contribuye a la satisfacción del cliente y al éxito general de la compañía.  Por lo tanto, la cadena de suministro en los almacenes no solo se trata de evitar pérdidas y optimizar tiempos, sino de impulsar el crecimiento y la prosperidad de la empresa en su conjunto. Asegurar que los canales de comunicación y coordinación estén alineados es también un beneficio de este tipo de proceso, facilitando el registro y la operación adecuada los almacenes que poseen los inventarios.

Elementos de la cadena de suministro

Estas son las 3 grandes áreas de una cadena de suministro. De cada una de ellas, obviamente, parten numerosas ramificaciones:

• Aprovisionamiento: todo lo que tiene que ver con la obtención y suministro de las materias primas para la posterior fabricación del producto.
• Fabricación: la transformación de las materias primas adquiridas en la primera fase hasta convertirlas en el producto o servicio final.
• Distribución: el proceso de almacenamiento, transporte y entrega de ese producto o servicio.

Fases de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro se lleva a cabo a través de cinco fases clave:

1. Planificación: se evalúan opciones estratégicas centradas en la producción.
2. Aprovisionamiento: se realiza la adquisición de materias primas o componentes.
3. Producción: se coordina de manera integral el proceso de fabricación, desde el diseño hasta el embalaje más adecuado.
4. Expedición
5. Retorno

Tipos de cadena de suministro

Existen diferentes tipos de modelos de cadena de suministro:

• Eficiente: se utiliza en entornos altamente competitivos, enfocándose en la reducción de desperdicios y la optimización de los recursos disponibles.
• Ágil: se adapta a mercados con demandas impredecibles, priorizando la rapidez en las respuestas aunque los costos sean más altos. Su objetivo principal es satisfacer al cliente y ajustarse a los cambios de manera eficaz.
• Flexible: se centra en atender una demanda variable y adaptable, especialmente en la industria de bienes de consumo. Busca equilibrar la eficiencia y la efectividad en la cadena de suministro.
• Estratégica: se basa en la colaboración entre los participantes de la cadena para crear valor y obtener ventajas competitivas. Busca alinear objetivos y estrategias para un funcionamiento óptimo.
• Compartida: destaca por el uso de plataformas digitales que facilitan el intercambio de información y recursos entre los actores de la cadena. Busca aprovechar las oportunidades de la economía colaborativa.

Objetivo de la cadena de suministro: Logística inversa y calidad total

Históricamente, se ha tenido en cuenta la cadena de suministro en un solo sentido: el que va de la empresa al cliente. Sin embargo, en la actualidad –y en gran medida por el auge del comercio online– el recorrido contrario ha adquirido una tremenda importancia. Es la logística inversa (gestionar las devoluciones) y tan importante es para que el cliente esté satisfecho como la cadena de suministro convencional. Cada empresa ha de instalar un sistema de logística inversa efectivo que, sí o sí, tiene que contar con lo que se conoce como “las 3 ‘R’”: reciclar, reutilizar y revalorizar.

Y, antes de entrar en las 10 recomendaciones para mejorar la cadena de suministro, hay que introducir, de manera somera, un concepto: calidad total. Es decir, reducir (o eliminar) los fallos y ganar en productividad. Ergo: buscar la perfección en todas y cada una de las fases para, de nuevo, conseguir un cliente satisfecho.

Cómo optimizar la cadena de suministro: 10 consejos para maximizar la eficiencia

Consejo 1: Planificación

Hacer una buena planificación es vital para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro y, para el buen hacer general de la empresa. El tiempo que se dedique a la planificación nunca será perdido, sino que redundará muy positivamente cuando todo se ponga en marcha. Dentro de esta planificación, es necesario hacer un ejercicio de planificación, lo que en inglés llaman forecasting: prever la demanda. Apoyándonos en la experiencia, en los estudios y en los datos, deberemos ser capaces de, en la medida de lo posible, adelantarnos a lo que va a pedir el mercado.

Consejo 2: Organización

La organización es una de las ramas de la planificación. Un sistema organizado es capaz de adaptarse a los imprevistos, es moldeable y está preparado para la implantación de las siempre necesarias mejoras.

Consejo 3: Objetivos e indicadores

Es imprescindible saber si la cadena de suministro está funcionando cómo debe. Para ello, es necesario establecer una serie de indicadores de gestión (tiempos de entrega, daño en los productos, coste por conductor, etcétera) y también unos objetivos que, de no cumplirse, impelerán cambios.

Consejo 4: Inventarios exactos

Vamos entrando en aspectos más concretos. Uno de ellos es hacer una buena gestión de los inventarios y del stock. Para ello se pueden usar diferentes sistemas como el de lectura de códigos y Sistema de Gestión de Almacén (SGA), que es la base para disponer de la información necesaria en el momento adecuado.

Consejo 5: Envase y embalaje

De lo general a lo particular. Una correcta elección del envase y del embalaje (packaging) es un elemento pequeño dentro de la enormidad de una cadena de suministro, pero errar en él tendrá graves consecuencias. Escoger un embalaje correcto supone, entre otras cosas, ahorrar en costes y ganar espacio en el almacén.

Consejo 6: Transporte

Una mala elección de la ruta es capaz de tirar por la borda todo un excelente trabajo anterior. Tanto la elección del medio como del camino ha de ser acertada. Para ello, es muy aconsejable utilizar un Sistema de Gestión de Rutas (TMS – Transportation Management System) que esté conectado con el SGA.

Consejo 7: Comunicación

Se ha repetido ya varias veces como uno de los elementos vitales en la cadena de suministro. El flujo comunicativo e informativo entre los distintos eslabones debe ser continuo y fluido para asegurar el éxito del Supply Chain.

Consejo 8: Negociación

Llegar a los acuerdos más beneficiosos con, por ejemplo, los proveedores, también es una parte de esta cadena de valor. Conseguir condiciones ventajosas será beneficioso para la empresa.

Consejo 9: Recursos humanos

Aunque cada vez más la robotización llegue a las empresas –incluso a pesar de que automatismos empiecen a realizar labores que antes hacían las personas (sobre todo, funciones repetitivas y en ambientes extremos)–, los recursos humanos nunca van a ser prescindibles. Y tienen que estar preparados y formados para la función que se les encomiende en este nuevo paradigma.

Consejo 10: Flexibilidad

La cadena tiene que ser flexible y, por ende, apta para ser modificada. La perfección no existe, pero, si la buscamos, nos quedaremos muy cerca de ella, que es lo mismo que decir que estaremos a punto de lograr la calidad total.

En este último punto es importante destacar un aspecto, y es que la logística se puede externalizar y subcontratar. Si no tenemos capacidad suficiente conviene tomar esta decisión. Ganaremos en flexibilidad y, además, convertiremos un coste fijo en variable, ya que se pagará por uso o unidad física.

La tecnología, pieza clave de la cadena de suministro

Perfectamente podría entrar en la lista de consejos antedicha, pero, dada su importancia, merece un espacio único. La progresiva automatización de las empresas afecta a todas las partes de las mismas y, por supuesto, el almacén y la cadena de suministro son parcelas en las que juega un papel importantísimo.

A la cabeza de esa automatización está el sistema de gestión ERP (Enterprise Resource Planning), que, entre otros, abarcará al SGA. Un buen ERP analizará todos los procesos y los evaluará para que se sepa en dónde hay que mejorar.

Servirá para llevar un control exhaustivo de las existencias que hay en el almacén y la trazabilidad de las mercancías (para la que es imprescindible contar con un sistema de etiquetado eficiente). La automatización también llega, por supuesto, al transporte, de ahí esa estrecha colaboración continua que ha de haber entre el TMS y el SGA.

No hay que olvidarse de lo que será el futuro (que, en cierto modo, ya es el presente) de los almacenes y de la cadena de suministro: inteligencia artificial, Big Data y Business Intelligence (software que desarrolla toda la inteligencia artificial). Implantar estas tecnologías avanzadas en la cadena de suministro hará que se reduzcan costes, que se mejore la eficacia, que haya entregas más rápidas y que las previsiones sean más correctas (forecasting). En definitiva, una mejora general del proceso que, siempre, tendrá al cliente en el centro de todo. Calidad total.

El papel de las carretillas elevadoras en la cadena de suministro

En ese proceso de tecnologización de la cadena de suministro, un elemento imprescindible son las carretillas elevadoras. La automatización, la robotización y la inteligencia también han llegado a las carretillas. De ellas, ahora somos capaces de extraer información como el consumo energético; es más, Toyota Material Handling ya ha integrado la información energética de sus carretillas en el sistema de gestión de flota. Se obtiene un conocimiento de la carretilla que, por ejemplo, será muy útil para optar por alguno de los nuevos tipos de energía, como el litio o el hidrógeno.

Los sensores que llevan las carretillas también son inteligentes: capaces de adaptar la conducción al entorno en cada momento. Lo que hará que aumente la seguridad y la productividad. Porque con una carretilla automatizada, la cadena de suministro es más efectiva: hay menor flujo de material interno, más seguridad en los procesos y para los empleados, e, incluso, se evita el daño al material y a la infraestructura. Todo son ventajas.