Sistema de gestión de almacenes (SGA): qué es, funciones clave y ventajas para su almacén

El sistema de gestión de almacenes (SGA) es una herramienta fundamental para controlar, optimizar y automatizar las operaciones logísticas en tiempo real. Para ser capaces de valorar correctamente su importancia es necesario evaluar, en primer lugar, la gestión del propio almacén en el devenir de la empresa. Así que, empecemos por el principio.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

El Sistema de Gestión del Almacén (SGA) es el software que automatiza los procesos y la actividad diaria de un almacén en cada una de las etapas logísticas llevadas a cabo, desde la recepción de mercancías hasta el almacenamiento, la preparación y el envío de pedidos.

Es una herramienta esencial para optimizar todas las operaciones del almacén y aumentar la eficiencia. Su importancia radica en la capacidad para rastrear los materiales del almacén y simplificar la selección y empaquetado de productos por parte de los trabajadores.

El SGA debería ser la base del ERP (Enterprise Resource Planning). Gracias a él podemos saber qué stock tenemos, cuál es su valor (que es oscilante), su coste logístico (almacenamiento, manipulaciones, preparaciones de pedido). Sin Sistema de Gestión del Almacén es muy difícil poder optimizar la gestión del almacén, tener el control sobre el mismo, ahorrar en costes y poder mejorar en tiempos.

Funciones principales de un SGA

La implementación de un Sistema de Gestión de Almacén permite centralizar tareas, automatizar procesos y realizar seguimientos en tiempo real para tener siempre el control de lo que ocurre en nuestro almacén.

En realidad, las tareas que puede llevar a cabo un SGA son muy variadas:

Recepción de mercancías y almacenamiento: Referido a la planificación de la entrada de mercancías, posterior almacenaje e identificación de la misma. En la entrada de producto el Sistema de Gestión del Almacén gestionará la codificación y etiquetado que nos permitirán saber en cada momento dónde se encuentra el producto en su manipulación y asignarlo al pedido de cada cliente.

Preparación de pedidos y envío: Hace referencia a la planificación de la preparación de pedidos, la distribución del trabajo por perfiles y zonas, definición de tareas a llevar a cabo, recursos a dedicar, gestión de salida de producto del almacén, carga y descarga y rutas logísticas.

Gestión del cross docking: Disminución del tiempo cuando la mercancía se recibe y se expide, minimizando así la estancia en el almacén.

Control del stock: Permite el seguimiento en tiempo real del stock, fundamental para sintetizar las tareas de inventario y reducir los errores en el cómputo de la mercancía.

Pueden existir diversos tipos de errores en la preparación de pedidos: se pueden cometer errores en la estipulación de las cajas o en las unidades que van dentro de cada una. Es necesario la inversión en tecnología que nos permite poder tener una visión mucho más precisa sobre cómo estamos realizando las actividades de preparación y envío de la mercancía.

Beneficios del SGA para su operativa logística

Mejoras en la productividad	Un sistema de gestión de almacén, te ayudará a ejecutar una operación optimizada enfatizando la precisión de inventario, las tareas dirigidas por software y la importancia de la responsabilidad.
Automatización de la entrada de datos mediante código de barras	El control del inventario se lleva a cabo utilizando códigos de barras y dispositivos portátiles PDA con escáner incorporado.
Precisión del inventario	Calcular la precisión de las existencias utilizando el valor total del inventario permite compensar los excedentes con los faltantes.
Exactitud en las entregas y recepciones	Otra ventaja tangible de contar con un sistema de gestión de almacenes adecuado es la disminución de envíos erróneos, lo cual ahorra a la empresa y a sus clientes una considerable cantidad de tiempo, molestias y situaciones incómodas.
Conteos cíclicos mas sencillos	Simple y en tiempo real: es fácil realizar recuentos cíclicos y llevar un seguimiento constante del inventario utilizando dispositivos móviles, ya que los datos se actualizan en tiempo real. Los recuentos cíclicos frecuentes garantizan niveles de existencias precisos sin interrumpir las actividades.

Cómo elegir un Sistema de Gestión de Almacén (SGA)

Si deseas elegir adecuadamente un SGA, es importante considerar aspectos como los siguientes:

Conocer las necesidades específicas de tu empresa en relación al almacén: Debes tener en cuenta el volumen de ventas, el espacio necesario y los recursos que se utilizarán.
Establecer un presupuesto: Aunque es importante saber cuánto puedes invertir en un software de gestión de almacenes, el precio no debe ser el único factor decisivo. Debes evaluar las funcionalidades que ofrece el ERP de gestión de almacenes más adecuado.
Analizar qué departamentos utilizarán el programa de gestión del almacén: Es probable que lo utilicen las personas encargadas de gestionar el almacén, el departamento de ventas e incluso el área de marketing.

Relación entre el SGA y la automatización del almacén

La automatización del almacén encuentra en el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) su aliado estratégico fundamental. El SGA actúa como el cerebro que coordina todos los procesos automatizados, desde la recepción de mercancías hasta la expedición, optimizando cada movimiento dentro del almacén. Gracias a su capacidad para integrarse con tecnologías como transportadores automáticos, transelevadores o sistemas de picking por voz o luz, el SGA permite una ejecución precisa y eficiente de las tareas logísticas. Esta sinergia no solo reduce errores humanos y tiempos operativos, sino que también facilita una trazabilidad completa en tiempo real, lo que se traduce en una mayor capacidad de respuesta ante cambios en la demanda y una mejora significativa en la calidad del servicio.