El Ciclo PDCA es considerado una de las bases o cimientos de la metodología Lean. Establece, de forma muy simple, cuáles deben ser los pasos a seguir en la consecución del cambio o la mejora, sea del ámbito que sea, y su aplicación, reinterpretación, y fundamento de otras metodologías más complejas, demuestran su valía y éxito. Analizamos en qué consiste y por qué se trata de una herramienta lean básica para la mejora.
Un poco de historia del PDCA
Echando la vista atrás, el ciclo PDCA está fundamentado principalmente en el conocido ciclo de Deming. Edwards Deming, reconocido profesor, precursor del Total Quality Management, e involucrado directamente, tras la 2ª Guerra Mundial, en la asesoría y formación para el desarrollo de las organizaciones japonesas, formó a estas en el ciclo “Diseñar – Producir – Vender – Rediseñar”, que él mismo había redefinido partiendo del ciclo de Shewhart, padre del control estadístico de procesos.
El ciclo de Deming está enfocado en el desarrollo y la calidad de un producto, con un enfoque claro en la idea de mejorar dicho producto iteración tras iteración buscando aumentar las ventas a base de rediseños mejorados del mismo.
Finalmente, la reinterpretación japonesa, y su puesta en práctica, enfocada en la mejora de una forma transversal, tuvo especial éxito pues las organizaciones japonesas se encontraban entonces, en plena fase de desarrollo de sus procesos y métodos de gestión de la calidad.
Hoy en día, esta reinterpretación ha llegado al mundo occidental resumida como PDCA o, “Plan – Do – Check – Act” (en castellano “Planear – Ejecutar – Revisar – Actuar”).
¿Qué es el PDCA?
El ciclo PDCA, es una metodología que como su nombre indica, consta de 4 grandes pasos o etapas que explicaremos a continuación:
1. El primer paso: Plan (“Planear” o “Planificar”)
Es el paso más importante de los 4 y, si el ciclo se ejecuta de forma correcta, a menudo es el que conlleva más tiempo.
Lo primero que debemos hacer dentro de este paso del PDCA es planificar aquello que queremos llevar a cabo. Tendremos que conocer entre otros:
- Cuál es el alcance del caso a abordar
- Qué queremos lograr
- Cómo lo vamos a hacer
- Qué recursos necesitamos
- Qué tiempo emplearemos
Y para ello tendremos que conocer la situación inicial de forma exhaustiva, utilizando herramientas análiticas, tomando muestras y medidas que nos permitan dirigir las siguientes fases del PDCA hacia el camino correcto.
A menudo, este análisis y entendimiento de la situación no es realizado, o no de forma detallada y en profundidad, lo que se transforma en una ejecución del Plan no encaminada al éxito y, en definitiva, supone reiniciar de nuevo el ciclo.
2. El segundo paso: Do (“Ejecutar” o “Hacer”)
Ejecute el “Plan”. Póngase en marcha, implemente las acciones que has definido de cara a lograr el cambio. Es la hora de ejecutar aquello que hemos planificado en el primer paso del PDCA para verificar posteriormente si con ello, hemos alcanzado el fin esperado u objetivo.
Seguramente encuentre desviaciones o problemas con los que no había contado en la fase anterior. No se preocupe, resuélvalos a medida que implementa esta fase.
3. El tercer paso: Check (“Verificar” o “Chequear”)
Ya hemos implementado las acciones o soluciones planeadas y es hora de comprobar qué resultado han tenido. ¿O no?
A menudo este paso es el gran olvidado del ciclo. No solemos comprobar el resultado de las acciones que hemos tomado. Confiamos en el éxito de las mismas, pues ya nos hemos convencido previamente de que serían exitosas, y por lo tanto, de la necesidad de implementarlas. Comprobar, a posteriori, que no hemos logrado el objetivo por mucho que hayamos cumplido con nuestro “Plan” no es fácil de asumir, pues conlleva reiniciar de nuevo el proceso.
De hecho, es mucho más habitual no cumplir con el objetivo, al menos al 100%. Por eso, la tercera fase del PDCA “Check” es de vital importancia y nos permitirá iterar e iterar y con ello mejorar continuamente, algo en lo que Toyota basa su filosofía de trabajo.
Otro problema que enfrentamos en esta fase es la imposibilidad de verificar las acciones, pues necesitaremos un tiempo para comprobar que las mismas han tenido el éxito esperado.
En ocasiones será necesario esperar para poder verificar los KPIs pues no reflejarán el resultado de nuestras acciones de forma inmediata. De la misma forma puede ocurrir lo contrario, los KPIs reflejarán resultados positivos ipso facto, pero volverán a su estado natural pasado un tiempo, lo que evidenciaría que nuestras acciones no han surtido efecto, y que el éxito alcanzado es momentáneo, fruto de la atención puesta en el indicador.
Recordemos también la importancia de comprobar por nosotros mismos, y no únicamente a través de asunciones u opiniones de terceros.
4. El cuarto paso: Act (“Actuar”)
Y, ¿ahora?
Depende: ¿cuál ha sido el resultado de la fase “Check”? ¿Ha sido positiva o negativa?
Si en el proceso PDCA la comprobación ha resultado en el incumplimiento de los resultados esperados, entonces tendremos que comenzar el ciclo de nuevo, revisar, analizar qué ha ocurrido, por qué motivos nuestras acciones no han tenido el éxito esperado, rehacer el “Plan” y definiendo nuevas acciones o soluciones que nos lleven a lograr realmente el objetivo.
En caso de que el resultado haya sido satisfactorio, ¡celébrelo! Felicite a los implicados, y muestre su agradecimiento.
No olvide estandarizar las acciones que han tenido un resultado satisfactorio. De lo contrario, estas acciones caerán en saco roto con el tiempo, y los indicadores volverán a su estado anterior.
A continuación, tocará retomar el ciclo, pero esta vez con un problema diferente. Establezca procesos para distinguir cuáles son los problemas más relevantes e inicie de nuevo el proceso a través del ciclo PDCA.
