Mapa de procesos: Guía para crear uno eficaz y mejorar su almacén

En un entorno logístico cada vez más competitivo, contar con herramientas que permitan optimizar los procesos internos es clave para mejorar la productividad. Una de estas herramientas es el mapa de procesos, que permite identificar, analizar y perfeccionar cada etapa operativa. El mapa de procesos es una herramienta esencial para visualizar y mejorar la eficiencia en la gestión de su almacén.

¿Qué es un mapa de procesos?

El mapa de procesos es una técnica de planificación de los flujos de trabajos y procesos, cuya principal característica es ser muy visual y esquemático. Consiste, básicamente, en la creación de un mapa o diagrama de flujo, donde se representan los diferentes circuitos o procesos de la empresa, ya sean operativos o estratégicos. 

Es crucial resaltar que en un mapa de procesos, se mantiene en todo momento la atención en el valor que cada acción o forma de organización aporta a un departamento, área u organización. Cada elemento representado en el mapa procesos tiene un propósito claro y contribuye de manera significativa a la eficiencia y efectividad de los procesos empresariales. 

Objetivos principales de un mapa de procesos

El principal objetivo de un mapa de procesos es representar y comunicar, de la manera más clara, directa y concisa posible, cómo funciona un proceso concreto. De esta manera, los miembros de un equipo de trabajo pueden saber y comprender fácilmente lo que tienen que hacer para llevar a cabo una tarea específica, de forma rápida y sin tener que dar demasiadas explicaciones.

Su principal ventaja radica en que no solo ayuda a comprender cómo funciona un determinado proceso, de principio a fin, sino que también sirve para identificar in-eficiencias y lograr una mejora continua (kaizen). 

Gracias a la representación gráfica de los procesos se lograr una perspectiva integral y global  de la empresa, siendo, por consiguiente, muy útil para: 

1. Definir una estructura estable, integrada y coherente de la organización. 
2. Alinear los objetivos de las distintas áreas o departamentos de la empresa, de manera que se establezcan metas comunes o conjuntas.
3. Mejorar el flujo de información entre los distintos departamentos y profesionales, reduciendo las discrepancias y malentendidos. 
4. Establecer roles, responsabilidades y jerarquías. 
5. Agilizar y dotar de mayor eficacia a los procesos, actividades y gestiones de la empresa.
6. Entender mejor cómo y por qué se hacen las cosas en la empresa de una determinada manera. 
7. Identificar errores y oportunidades de mejora.
8. Lograr las metas ideales de mejora continua y calidad total.

Tipos de mapas de procesos

Pasos para crear un mapa de procesos efectivo

1. Establecer el punto de partida u origen

Es importante definir una serie de aspectos  fundamentales de la empresa (tipos de profesionales, grupos de interés), mercado al que se dirige (perfiles potenciales de nuestros productos o servicios), objetivos que pretendemos conseguir (rentabilidad, ventas, expansión del mercado…) y tipos de canales que vamos a utilizar para lograr nuestros objetivos: en la actualidad se tiende al uso de varios canales (omnicanalidad).

2. Identificar los distintos tipos de procesos:

• Procesos clave. Son los más importantes, los que proporcionan valor a la empresa y sus clientes y alrededor de los cuales se desarrolla y articula todo lo demás: objetivo principal, misión, filosofía de la empresa, etc.
• Procesos estratégicos. No aportan un valor directo, pero son imprescindibles para que la empresa pueda funcionar. Dentro de este tipo de procesos encontramos los recursos humanos, infraestructuras, tecnología y áreas como el marketing o la gestión corporativa.

3. Detallar las diferentes tareas de cada proceso

Como mínimo, se debe incluir: identificación de las diferentes acciones y el orden en el que se han de desarrollar, así como profesionales involucrados y papel de cada uno.

4. Colocar los procesos en el mapa y establecer las relaciones existentes entre ellos

Se genera un mapa o diagrama con los diferentes procesos, y sus acciones asociadas, así como la interrelación entre procesos y profesionales. Es muy recomendable usar símbolos tipo flechas, cajas, líneas de puntos, pictogramas y emojis. 

Importancia del mapa de procesos en la automatización del almacén

Disponer de un mapa de procesos en la automatización de su almacén presenta una gran variedad de beneficios:

1. Facilita la planificación y organización de los diferentes eslabones de la cadena logística al proporcionar una visión detallada y estructurada de cada paso involucrado en el proceso: esto permite identificar de manera eficiente los puntos críticos, optimizar los recursos y establecer una coordinación efectiva entre los distintos departamentos y actividades logísticas.
2. Permite obtener una visión global y tomar decisiones acertadas en cuestiones clave como:
   - Ubicación, diseño y layout de los almacenes.
   - Política de distribución.
   - Tipo de gestión de almacenes y reparto de responsabilidades. 
3. El mapa de procesos permite establecer circuitos y procesos óptimos en todas las fases de la cadena logística: recepción de mercancías, almacenaje, preparación de pedidos, salida de mercancías, transporte y logística inversa.
4. Optimizar el control (trazabilidad) de las mercancías.

Los valores Toyota: mejora continua, Kaizen, calidad total, Kanban…

El objetivo final de Toyota es lograr la calidad total. Para ello, nos basamos en el Toyota Production System (TPS), un sistema de trabajo que, en realidad, se trata de toda una filosofía de pensamiento que prioriza las mejoras constantes, a través de la metodología Kaizen y el sistema de producción Kanban.

La finalidad de la metodología Kaizen es lograr metas y objetivos de una forma gradual y continuada, evitando las interrupciones. De esta forma, se eliminan las pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los procesos productivos.  

El método Kanban se fundamenta en que cualquier trabajo sucede por la existencia de una solicitud previa que lo demanda. Básicamente, Toyota utiliza dos tipos de Kanban: “Kanban de pedido”, que sirven para facilitar la comunicación entre diferentes procesos y los “Kanban de producción”, cuya finalidad para potenciar la comunicación dentro de un mismo proceso.