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Para gestionar de forma excelente un almacén se deben considerar seis elementos clave: (1) en primer lugar, se debe definir el mapa de procesos del almacén, (2) a continuación, se necesitarán escoger la tecnología y la conectividad apropiadas para apoyar el desarrollo y la ejecución de estos procesos, (3) seguidamente se definirán y redactarán los métodos de trabajo, los famosos procedimientos de los sistemas de calidad, (4) luego se establecerán los indicadores de cada uno de los procesos junto con sus correspondientes objetivos, (5) después se establecerán los riesgos de cada uno de los procesos y (6) finalmente se deberán tener personas capacitadas para ejecutar los procesos según se haya establecido en los procedimientos.
En este artículo se desarrollará el primero de los elementos claves: el mapa de procesos.
¿Qué es un mapa de procesos de un almacén?
En un almacén existen numerosos procesos que se deben identificar y gestionar. El mapa de procesos es una herramienta que permite representar el conjunto de estos procesos y la relación que existe entre ellos. Es el punto de partida para identificar y mejorar los procesos que añaden valor al cliente con el objetivo de eliminar las actividades que no aporten, lo que en el TPS (Toyota Production System) se denomina muda, y para optimizar los que, aunque no aporten valor directamente al cliente, sean necesarios para el correcto desempeño de la organización.
¿Cómo se realiza un mapa de procesos?
Para realizar un mapa de procesos se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Entender qué es un proceso
- Identificar los procesos existentes en la organización y sus propietarios
- Clasificar los procesos en tres niveles: operativos, estratégicos y de soporte
- Dibujar el mapa de procesos
Paso 1: Entender qué es un proceso
El primer paso para la realización de un mapa de procesos es tener claro qué es un proceso.
Un proceso es un conjunto de actividades que transforman unas entradas en un resultado previsto. Los procesos tienen un inicio y un fin claramente definidos.
Una de las mayores dificultades con la que nos encontramos al identificar los procesos es saber hasta dónde llega un proceso. Por ejemplo, en un almacén tenemos el proceso de recepción de mercancías que se inicia en el momento en el que llega un transportista a descargarlas en nuestro almacén. Ahora debemos decidir dónde termina este proceso. Podría terminar, por ejemplo, cuando hemos descargado la mercancía del camión y está lista para ser ubicada, o cuando la mercancía está ubicada en las estanterías del almacén con la utilización de las carretillas.
No existe una solución única válida para todos los almacenes. Dependerá principalmente de quién es el responsable del proceso, es decir, el propietario del proceso. Un proceso tiene un único responsable. Si en nuestro almacén existe un responsable para la descarga de las mercancías de los camiones y otro responsable para la ubicación en las estanterías con las carretillas, tendremos dos procesos.
Paso 2: Identificar los procesos existentes y sus propietarios
Una vez entendido lo que es un proceso y dónde comienza y dónde termina, el siguiente paso es identificar todos los procesos que existen en la organización junto con sus correspondientes responsables, los propietarios.
Para ello se reunirá a los responsables de cada uno de los departamentos y con la ayuda de un moderador se les pedirá que escriban en tarjetas cada uno de los procesos en los que participa su departamento. El moderador recogerá todas las tarjetas, las revisará para verificar que todas las personas entienden su contenido, retirará las tarjetas que estén duplicadas si más de un departamento participa en el proceso y escribirá en cada una de las mismas quién es el propietario del proceso.
Algunos de los procesos del almacén podrán ser los siguientes: definición de la política y los objetivos, recepción de mercancía, preparación de pedidos, organización del transporte, mantenimiento de carretillas, etc.
Paso 3: Clasificar los procesos en tres niveles
Identificados los procesos ahora es el momento de proceder a su clasificación en los siguientes tres niveles para entender de qué manera impactan en el cliente:
- Procesos estratégicos: destinados a definir los objetivos, las políticas y la estrategia de la organización. Están en relación directa con la misión y visión de la organización. Por ejemplo: definición del plan estratégico del almacén.
- Procesos operativos: relacionados directamente con la preparación del pedido para su posterior entrega al cliente. Son procesos que en cada una de sus fases aportan valor al cliente. Por ejemplo: ubicación de mercancía.
- Procesos de soporte: apoyan a los operativos. Por ejemplo: alquiler de carretillas.
Paso 4: Dibujar el mapa de procesos
El último paso para la elaboración del mapa de procesos consiste en la propia representación gráfica del mapa de procesos. No existe un estándar para esta representación, cada empresa escoge la manera que le parezca más apropiada.
En la siguiente imagen se puede observar el mapa de procesos de un almacén tipo en el que se ha indicado el propietario del proceso entre paréntesis.
Siguientes pasos
¿Y qué hace una empresa después de tener el mapa de procesos definido? El mapa es el punto de partida para mejorar y optimizar los procesos de la empresa. A partir de él se trabajará cada uno de sus procesos para eliminar la muda existente con la finalidad de conseguir un almacén excelente que satisfaga a los clientes y los grupos de interés.
El trabajo de los procesos se realizará de la siguiente manera: primero se definen los elementos del proceso y se representan en su ficha poniendo especial énfasis en cumplir los requisitos de las partes interesadas, después se describe cómo funciona el proceso en la actualidad mediante la redacción del procedimiento y finalmente se aplican herramientas para detectar las oportunidades de mejora y para corregir las no conformidades.
