Para ser capaces de valorar correctamente la importancia que tiene un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) es necesario evaluar, en primer lugar, la gestión del propio almacén en el devenir de la empresa. Así que, empecemos por el principio.
¿Qué es un sistema de gestión de almacén (SGA)?
El Sistema de Gestión del Almacén (SGA) es el software que automatiza los procesos y la actividad diaria de un almacén en cada una de las etapas logísticas llevadas a cabo, desde la recepción de mercancías hasta el almacenamiento, la preparación y el envío de pedidos.
Es una herramienta esencial para optimizar todas las operaciones del almacén y aumentar la eficiencia. Su importancia radica en la capacidad para rastrear los materiales del almacén y simplificar la selección y empaquetado de productos por parte de los trabajadores.
El almacén más eficiente es el que no existe
Si pudiera existir una compañía perfecta, con una previsión infalible, no se precisaría un almacén, pero no la hay. La viabilidad de la empresa depende, en gran medida, de la gestión del almacén.
En el proceso de evaluación de un futuro proveedor, por ejemplo, se suelen analizar criterios como: el tiempo de respuesta, viabilidad de servicio, flexibilidad de servicio, plazos de entrega… factores todos ellos que dependen de una buena gestión de almacén. Otro ejemplo es el de la importancia del stock en el desarrollo de un negocio. El stock es una inversión mediante el cual se logran preparar los pedidos cada mañana. Es por tanto, el eje del funcionamiento de la empresa.
Por todo ello, podemos decir que el almacén es el corazón de un negocio y que el Sistema de Gestión del Almacén (SGA) el gran sistema que gestiona ese corazón.
El SGA debería ser la base del ERP (Enterprise Resource Planning). Gracias a él podemos saber qué stock tenemos, cuál es su valor (que es oscilante), su coste logístico (almacenamiento, manipulaciones, preparaciones de pedido). Sin Sistema de Gestión del Almacén es muy difícil poder optimizar la gestión del almacén, tener el control sobre el mismo, ahorrar en costes y poder mejorar en tiempos.
Beneficios de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)
1. Mejoras en la productividad: Un sistema de gestión de almacén, te ayudará a ejecutar una operación optimizada enfatizando la precisión de inventario, las tareas dirigidas por software y la importancia de la responsabilidad.
2. Automaticación de la entrada de datos mediante código de barras: El control del inventario se lleva a cabo utilizando códigos de barras y dispositivos portátiles PDA con escáner incorporado.
3. Precisión del inventario: Calcular la precisión de las existencias utilizando el valor total del inventario permite compensar los excedentes con los faltantes.
4. Exactitud en las entregas y recepciones: Otra ventaja tangible de contar con un sistema de gestión de almacenes adecuado es la disminución de envíos erróneos, lo cual ahorra a la empresa y a sus clientes una considerable cantidad de tiempo, molestias y situaciones incómodas.
5. Conteos cíclicos mas sencillos: Simple y en tiempo real: es fácil realizar recuentos cíclicos y llevar un seguimiento constante del inventario utilizando dispositivos móviles, ya que los datos se actualizan en tiempo real. Los recuentos cíclicos frecuentes garantizan niveles de existencias precisos sin interrumpir las actividades.
¿Cómo funciona el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)?
Si se dispone de un SGA correctamente integrado, bastará con que se lea mediante una pistola el código de barras de la mercancía recién recepcionada y el software indicará dónde hay que ubicarla. El Sistema de Gestión de Almacén presenta una gran importancia a la hora de realizar los envíos, ya que la gestión del almacén enlaza con el módulo de transporte central: se puede disponer de una organización interna muy eficiente dentro del almacén, pero si hay fallos en el circuito de expediciones, el proceso logístico acabará resultando ineficiente.
A la vez, el SGA controla hasta el muelle al que deben llegar los camiones, porque en un almacén siempre hay que buscar la distancia más corta, de lo contrario no permite generar valor añadido. El Sistema de Gestión del Almacén indica por qué puerta ha de salir un pedido y permite gestionar la ruta: si se realiza un envío, por ejemplo a Barcelona, el SGA avisa qué otro tipo de mercancía se debe incluir. Imaginemos que el camión va a Barcelona a un almacén regulador o cross-docking (solución logística de preparación de pedidos en el que la mercancía se distribuye directamente al usuario sin pasar por un periodo de almacenamiento). Desde esa ubicación, saldrán otros camiones a otras ubicaciones y el Sistema de Gestión de Almacén podrá indicar qué productos van a esas ciudades para que se incluyan en el mismo transporte.
Hay empresas que no disponen de un Sistema de Gestión de Almacenes y estas funcionalidades las realiza el jefe de almacén , sin disponer de una estructura organizacional automatizada y eficiente, método que a medio-largo plazo acaba ocasionando problemas o pérdidas de eficiencia.
¿Cuáles son las funciones principales del SGA?
La implementación de un Sistema de Gestión de Almacén permite centralizar tareas, automatizar procesos y realizar seguimientos en tiempo real para tener siempre el control de lo que ocurre en nuestro almacén.
En realidad, las tareas que puede llevar a cabo un SGA son muy variadas:
- Recepción de mercancías y almacenamiento:
Referido a la planificación de la entrada de mercancías, posterior almacenaje e identificación de la misma. En la entrada de producto el Sistema de Gestión del Almacén gestionará la codificación y etiquetado que nos permitirán saber en cada momento dónde se encuentra el producto en su manipulación y asignarlo al pedido de cada cliente.
- Preparación de pedidos y envío:
Hace referencia a la planificación de la preparación de pedidos, la distribución del trabajo por perfiles y zonas, definición de tareas a llevar a cabo, recursos a dedicar, gestión de salida de producto del almacén, carga y descarga y rutas logísticas.
- Gestión del cross docking:
Disminución del tiempo cuando la mercancía se recibe y se expide, minimizando así la estancia en el almacén.
- Control del stock:
Pueden existir diversos tipos de errores en la preparación de pedidos: se pueden cometer errores en la estipulación de las cajas o en las unidades que van dentro de cada una. Es necesario la inversión en tecnología que nos permite poder tener una visión mucho más precisa sobre cómo estamos realizando las actividades de preparación y envío de la mercancía.
¿Quién maneja el SGA?
Es habitual que la figura del mozo de sea el encargado de gestionar y trabajar mediante el Sistema de Gestión del Almacén. Este permite organizar todo el trabajo a realizar por el personal del almacén, categorizando las tareas más importantes, diferenciándolo por perfiles y áreas de trabajo. A la vez también es necesario, un equipo de servicio tecnológico que conozca a fondo SGA.
¿Cuánto cuesta un Sistema de Gestión de Almacén?
Lo primero que hay que dejar claro, es que adquirir un SGA es una inversión que se amortiza, habitualmente, en un promedio de nueve meses. El precio de adquisición depende de muchas variables: cantidad de huecos, estanterías, personal. La elección del Sistema de Gestión del Almacén no debe ser la misma según la dimensión de la empresa.
También se puede optar por un Sistema de Gestión del Almacén básico y más asequible y, gradualmente, ir incorporándole capas tecnológicas. El SGA se va implementando y puede llegar a ser totalmente automático.
¿Cómo se integra un SGA con las diferentes áreas de la empresa?
Dada la condición de un programa como el SGA, es importante su correcta integración con el resto de software que brindan soporte a la gestión de la empresa. Normalmente está función se lleva a cabo mediante el ERP de la compañía que es el que almacena toda la información referida a las áreas comerciales, de pedidos, fabricación, entre otras.
El disponer de los datos del Sistema de Gestión del Almacén supone una ventaja crucial al permitir un ágil seguimiento de lo que está sucediendo en el almacén, permitiendo de este modo poder tomar decisiones en base a datos.
Cómo elegir un Sistema de Gestión de Almacén (SGA)
Si deseas elegir adecuadamente un SGA, es importante considerar aspectos como los siguientes:
- Conocer las necesidades específicas de tu empresa en relación al almacén: Debes tener en cuenta el volumen de ventas, el espacio necesario y los recursos que se utilizarán.
- Establecer un presupuesto: Aunque es importante saber cuánto puedes invertir en un software de gestión de almacenes, el precio no debe ser el único factor decisivo. Debes evaluar las funcionalidades que ofrece el ERP de gestión de almacenes más adecuado.
- Analizar qué departamentos utilizarán el programa de gestión del almacén: Es probable que lo utilicen las personas encargadas de gestionar el almacén, el departamento de ventas e incluso el área de marketing.
