Un SGA o Software de Gestión de Almacenes (en inglés WMS, siglas de Warehouse Management System) es un sistema informático que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar todas las operativas y procesos propios de un almacén.
¿Qué es un software de gestión de almacenes (SGA)?
El SGA es un elemento fundamental en la logística moderna, ya que ofrece soporte a toda la organización y gestión de los almacenes.
Aunque en logística suele hablarse, habitualmente, de flujo físico de las mercancías, lo cierto es que el flujo de información es también muy importante, ya que de esta forma sabemos dónde y en qué condiciones se encuentra cada producto en todo momento. Solo es posible lograr un flujo de información fluido, detallado y fiable mediante el uso de un buen Software de gestión de almacenes y de la forma adecuada.
¿Para qué sirven los sistemas SGA?
El SGA es un elemento clave en la gestión de almacenes, ya que no solo centraliza las tareas, sino que también ofrece una amplia variedad de beneficios. Gracias a su capacidad de seguimiento de mercancías, gestión de inventarios y análisis detallados, el SGA permite una gestión eficiente de recursos humanos y materiales, facilitando la coordinación de todas las operaciones en el almacén.
Además, su capacidad para proporcionar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas lo convierte en una herramienta indispensable para cualquier empresa que busque maximizar la eficiencia en la gestión de almacenes. Con su flexibilidad y adaptabilidad, el SGA no solo mejora la productividad diaria, sino que también contribuye a optimizar la operativa en general. En resumen, el SGA va más allá de ser simplemente un sistema informático, es una herramienta fundamental para el éxito y la eficacia en la logística moderna.
Beneficios del uso de un SGA para almacenes
Entre las ventajas de la implementación de un SGA para almacenes, es importante resaltar:
- Mejora de los procesos: El uso de un SGA permite agilizar y optimizar todas las operaciones en el almacén, desde la recepción de la mercancía hasta su distribución, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad en todas las etapas del proceso logístico.
- Optimización del espacio en el almacén: Gracias al control preciso de la ubicación y disposición de la mercancía, el SGA facilita una gestión inteligente del espacio disponible en el almacén, maximizando su capacidad de almacenamiento y evitando la congestión de productos.
- Control del stock: El SGA permite llevar un registro detallado y actualizado de todos los artículos presentes en el almacén, tanto a nivel individual como por lotes. Esto garantiza una gestión eficaz del inventario, evitando faltantes o excesos de stock que puedan afectar la operatividad del almacén.
- Trazabilidad de los productos: Con la ayuda del SGA, es posible rastrear de manera precisa el recorrido de cada producto dentro del almacén, desde su entrada hasta su salida. Esto no solo facilita la localización de la mercancía en todo momento, sino que también mejora la gestión de devoluciones y la seguridad en la cadena de suministro.
Claves para elegir el mejor SGA para su almacén
1. Integración
La primera condición antes de antes de adquirir un Software de Gestión de Almacenes es que sea integrable. Es imprescindible que el software del almacén pueda compartir información de forma sencilla, y sin necesidad de soluciones adicionales, con el resto de sistemas informáticos (en especial ERP o CRM) que ya estén implementados en la empresa.
No se debe pensar en la integración únicamente con los sistemas de que dispone su empresa en la actualidad, sino que es fundamental tener visión de futuro. Es decir, el SGA debe poder adaptarse a cualquier solución de automatización, e incluso de robotización, que en algún momento pueda llegar a incorporase en la organización.
La elección del SGA nunca debe tomarse con una mentalidad cortoplacista. Al contrario, vale la pena considerar que el futuro de la logística, como ocurre con cualquier otro sector, pasa por la incorporación de sistemas cada vez más automatizados y de tecnologías muy avanzadas y sofisticadas. Entre ellas la realidad aumentada, el Big Data o el internet de la cosas (IoT).
2. Escalabilidad
Como cualquier otra herramienta, el Software de Gestión de Almacenes, tiene un ciclo de vida determinado. Por este motivo, es muy importante que pueda actualizarse sin problemas, desarrollarse, crecer, evolucionar y adaptarse a otras soluciones tecnológicas que puedan ir desarrollándose en su almacén o empresa.
Además, antes de escoger un SGA conviene tener en cuenta la posible evolución de nuestro negocio. Por ejemplo, si en el futuro se van a poner en marcha las ventas online, es obvio que, no será lo mismo un Software de Gestión de Almacenes enfocado a ventas físicas que para un e-commerce, donde la velocidad en la preparación y envío de los pedidos es mucho más exigente.
También hay que tener en cuenta cuestiones meramente físicas o de gestión del espacio, como podrían ser:
- Mayor rotación de la mercancía en el futuro.
- Traslado a un almacén mayor.
- Ampliación del número de estanterías.
- Crecimiento del volumen de trabajo y/o del número de empleados.
Nada puede dejarse al azar a la hora de implementar un SGA, puesto que tiene que seguir siendo útil para la empresa durante décadas, independientemente de los cambios que se produzcan, que en algunos casos pueden provocar una transformación radical en la operativa y la organización
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3. Gestión origen-destino
Otro requisito básico es que el Software de Gestión de Almacenes tenga capacidad para gestionar la cadena del suministro de forma completa, es decir, desde el origen al destino.
Esto implica que el sistema informático de gestión del proceso logístico nos debe dar información, en tiempo real, de la ubicación exacta de cada producto y de las condiciones en qué se encuentra (trazabilidad). Asimismo, han de poderse gestionar, con la misma eficacia y visibilidad, tanto las entregas como las devoluciones (logística inversa).
4. Fijarse en los detalles
Finalmente, no debe subestimarse la importancia de los detalles, como por ejemplo que el SGA tenga una interfaz intuitiva, fácil de operar y flexible. Es importante que pueda modificarse la configuración preestablecida por opciones más personalizadas y adaptadas a las necesidades de cada empresa, o incluso a las costumbres de los operarios.
En ocasiones, nos puede resultar muy práctico que el Software de Gestión de Almacenes sea lo suficientemente flexible para adaptar la lectura del código de barras a la operativa diaria de cada almacén, permitiendo, por ejemplo, indicar cantidades a mano o hacer anotaciones en momentos específicos.
Las carretillas Toyota están totalmente conectadas con el Software de Gestión de Almacenes (SGA)
Las carretillas elevadoras y otros elementos de manutención de Toyota Material Handling llevan incorporados ordenadores de a bordo, con lector de códigos de barra o láser, y a veces hasta impresora, lo que garantiza una conectividad total entre la maquinaria y el SGA. Es decir, es posible realizar todo tipo de consultas y operaciones desde la propia máquina.
Gracias a nuestra tecnología puntera, el operario o únicamente la máquina (si se opta por un sistema automatizado) cuenta con información detallada de lo que tiene que recoger o colocar y dónde se encuentra, lo que se traduce en un mayor eficacia, rapidez y productividad.
