La recepción de mercancías es una de las acciones básicas del almacén, ya que supone el inicio del flujo de materiales. Es una fase especialmente delicada, de ahí la importancia de su automatización y optimización mediante lectores de código de barras, radiofrecuencias y otros avances tecnológicos.
¿Qué es la recepción de mercancías?
Consiste básicamente en la recepción de los productos por parte de la empresa de logística, e implica una planificación previa, la descarga propiamente dicha y el control de calidad a través de los Indicadores Claves de Rendimiento (KPIs) más adecuados.
¿Cómo se lleva a cabo la recepción de mercancías?
En la gestión del almacén, podemos distinguir 4 grandes fases en la recepción de mercancías:
- Planificación e información. El proceso de recepción de mercancías está determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y, principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras. El software de gestión de almacén (SGA) debe estar muy bien integrado y coordinado con la cadena de suministros.
- Descarga y gestión de la carga. Este bloque de operaciones hace referencia a la descarga de las mercancías desde los camiones, así como a su desplazamiento hasta la zona de recepción o de consolidación, o bien directamente hacia su lugar en las estanterías.
- Control de calidad de la mercancía. En la recepción de mercancías, se realiza una primera verificación de los albaranes y el stock para comprobar si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. También se comprueba que el packaging, es decir el envase y el embalaje, estén en perfecto estado.
- Registro de la información y etiquetado. Es de vital importancia registrar toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad.
Principales KPIs para valorar la calidad de la recepción de mercancías
La implementación de los KPIs adecuados es fundamental para aumentar la eficiencia de un almacén, optimizar procesos de trabajo y reducir errores. Estos son algunos de los más usados:
- Nivel de rotación. Relacionado con el análisis de Pareto 80/20 (el 20% de las acciones genera el 80% de los resultados).
- Precio de inventario. Pudiéndose utilizarse para ello diferentes sistemas contables.
- Roturas de stock. Número de productos o lotes averiados o con defectos.
- Stock disponible. Porcentaje del stock que es realmente vendible.
- Cobertura del stock. Hace referencia a las líneas de venta.
- Utilización del espacio. Cálculo del ratio metro cúbico, ratio del metro cuadrado y, sobre todo, ratio del kilómetro cúbico.
- Número de ítems y líneas de pedidos. Indicador fundamental para calcular los niveles de rentabilidad.
- Ratio de devoluciones. Análisis de las devoluciones y sus causas: desperfectos, mermas del producto, mala calidad, etc.
Cómo optimizar la recepción de mercancías
El seguimiento de las siguientes claves o recomendaciones suponen una ayuda muy notable para optimizar el proceso de recepción de mercancías en un almacén:
- Aumentar la capacidad física del almacén buscando la mejor ubicación de las estanterías, tratando siempre de ganar profundidad. Es importantísimo contar con el número de pasillos necesarios y que estos tengan las medidas necesarias.
- Poner en marcha un sistema rápido y eficaz tanto de la recepción de los productos como de su preparación y salida, evitando la repetición de tareas y movimientos.
- Crear un buen sistema de inventarios y gestión de stock.
- Ubicar los pallets en el lugar más adecuado según el volumen, peso y nivel de peligrosidad de los productos que contienen. También es fundamental no romper la cadena de frío.
- Utilizar un software para control de almacenes sencillo y fácil de usar, pero que al mismo tiempo pueda personalizarse y adaptarse a las necesidades de la empresa. Se integrará como un módulo más del ERP o sistema informático central de la empresa.
- Mejorar la eficiencia del proceso gracias a carretillas elevadoras de última generación.
- Dar un paso más con la automatización de la recepción de mercancías con AGVs, moviendo las mercancías de manera autónoma en el almacén.
La tecnología Toyota ha convertido en realidad la logística del futuro
Las soluciones tecnológicas Toyota de carretillas y otros sistemas de automatización de almacenes y robotización han conseguido dar un giro de 180 grados a las, muchas veces, duras condiciones de trabajo de los almacenes.
Las carretillas elevadoras de Toyota han eliminado o reducido al máximo la necesidad de tener que elevar pesos elevados de forma manual, reduciendo de esta manera riesgos, accidentes y enfermedades profesionales.
Con los últimos avances en inteligencia artificial, estas carretillas robotizadas son capaces de comunicarse directamente entre ellas para evitar percances, identificar la ruta más fácil y rápida y optimizar recursos.
Lo que parecería reservado a la logística del futuro es ya toda una realidad que proporciona beneficios tan tangibles como: mejorar el flujo de material interno, dotar de mayor seguridad a los procesos de trabajo y de los propios empleados y lograr un almacén, y en consecuencia una empresa, con mejores índices de rentabilidad y productividad.
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