Genchi Genbutsu, uno de los 5 valores del Toyota Way, persigue la observación de los problemas por uno mismo, yendo al origen. En la aplicación de este principio y, en la búsqueda de la resolución de problemas, Toyota ha venido utilizando, durante muchos años, una metodología cada vez más extendida: el Toyota A3 Report. Analizamos en qué consiste y qué aporta a los procesos de las empresas.
¿Qué es el Toyota A3 Report?
El Toyota A3 Report es una metodología para el análisis y la resolución de problemas, y la generación de valor añadido en la compañía.
Por supuesto, como su propio nombre indica, el Toyota A3 Report está basado en una hoja tamaño DIN-A3. Pero el tamaño en sí no es lo importante, sino el mensaje que esconde: una forma simbólica de indicar que el trabajo requerirá de poco papeleo.
“El resultado del A3 es una declaración clara de un problema y su solución, accesible no solo a las personas participantes en un proyecto en particular, sino también a quienes trabajan en otros proyectos".
Harvard Business Review Julio-Augosto 1998
Another Look at How Toyota Integrates Product Development
Solemos asumir que la inteligencia se basa en la cantidad, y que la cantidad está ligada a las palabras. Este método, sin embargo, nos obliga a resumir el trabajo en un documento de 1 única página.
De esta forma, cualquiera puede juzgar de un solo vistazo, si la dirección, el enfoque del análisis o la propuesta siguen el camino correcto, a través de un formato común conocido.
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Beneficios del Toyota A3 Report
Estas son las principales ventajas que aporta la utilización de la herramienta Toyota A3 Report:
- Obtención de información concisa y precisa
- Comprensión e identificación más rápida de los problemas, toma de decisiones, y eficiencia operacional.
- Fomenta el pensamiento lógico y el enfoque analítico de los problemas.
Paso a paso de Toyota A3 Report
Pero el Toyota A3 Report es más que un formato de trabajo. Esta metodología se divide en 8 pasos claramente diferenciados, que nos guían hacia la resolución del problema analizado de una forma estructurada y práctica, garantizando el correcto enfoque para su solución a través de la recopilación y el análisis de la información disponible, limitando la posibilidad de fracasar por un análisis pobre o falto de los pasos clave. Toyota A3 Report, como herramienta, no nos dará la solución del problema, pero nos guiará de forma imperturbable a ella.
Como no podía ser de otra manera, y en sinergia con otras metodologías dentro del Toyota Production System, el paso a paso sigue las bases del proceso Plan-Do-Check-Act (PDCA), explicado en anteriores artículos.
Toyota A3 Report en 8 pasos
- Esclarezca el Problema (P)
- Analice y descomponga el problema (P)
- Defina los objetivos (P)
- Analice las Causas Raíz (P)
- Estudie y defina las contramedidas (P)
- Ponga las contramedidas definidas en marcha (D)
- Evalúe el resultado y proceso (C)
- Estandarice los procesos que hayan tenido éxito (A)
Como se puede observar, la fase inicial de planificación es más extensa que las demás, de forma notoria. Esto es así debido al claro enfoque análitico del Toyota A3 Report. Debemos analizar de forma exhaustiva el problema, recopilar toda la información posible y analizarla en detalle, a fin de que las acciones, que implementaremos posteriormente, estén perfectamente alineadas con la solución del problema.
Para ello nos serviremos de herramientas y conceptos ya explicados anteriormente, como la herramienta de los 5 porqués. En caso de llegar a la raíz del problema, las acciones definidas no tendrán resultados positivos y tendremos que revisar los pasos previos a fin de descubrir nuevos indicios que nos guíen definitivamente hacia su resolución.
Errores habituales en el uso del Toyota A3 Report
- Falta de información clave para el análisis del problema
- Análisis superficial de causas / acciones desalineadas con la resolución del problema
- Falta de de monitorización / comprobación de resultados
¡Lo importante está en el contenido no en la forma!
Esmérese en analizar la situación actual, recopile toda la información posible, analice exhaustivamente las causas raíz del problema, haga un brainstorming de posibles soluciones, y analice la probabilidad de éxito, implemente dichas soluciones sin desviaciones y haga un seguimiento de los logros obtenidos.
¡De esta forma podrá obtener todo el valor que esconde esta herramienta!
