Gestión de inventarios o stock en almacén: qué es y cómo optimizarlo

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios requiere un sistema que aumente la precisión y elimine el desperdicio. Este tipo de sistema es una parte vital de la gestión eficiente y productiva del almacén. De hecho, la pérdida de visibilidad sobre el inventario repercute en pérdidas de rentabilidad, problemas de almacenamiento y transporte inexactos, lo que afecta negativamente sus resultados. 

Los puntos esenciales a tener en cuenta en la gestión de inventarios incluyen:

• Adquisición de inventario: se adquieren los productos listos para la venta y se entregan al almacén o directamente al punto de venta.
• Almacenamiento de inventario: se guarda el inventario hasta su requerimiento, transfiriendo los bienes o materiales a través de la red hasta que estén listos para su envío.
• Beneficio del inventario: se supervisa la cantidad de producto disponible para la venta. Las mercancías terminadas se liberan para procesar los pedidos y posteriormente se envían a los clientes.

La importancia de la gestión de inventarios en un almacén

Para mantener un control total del almacén, es esencial llevar a cabo un inventario periódico y actualizar de manera constante los datos de existencias y ubicaciones. A pesar de contar con un sistema de verificación optimizado, resulta crucial realizar un inventario físico para contrastarlo con los registros de la empresa y determinar qué productos están almacenados, en qué cantidad y cuáles son sus características.

Métodos de gestión de inventarios

Entre los principales métodos de gestión de inventarios debemos destacar: 

• Método ABC: Este modelo Implica la clasificación de productos en tres categorías según su relevancia, cantidad y valor. Esto facilita la identificación de los productos más importantes que requieren mayor atención y esfuerzo en su gestión.
• Método Just In Time: Se trata de una metodología de producción que busca aumentar la eficiencia y reducir los costes a través de la reducción o eliminación de desperdicios en el proceso.
• Método PEPS: implica asignar el costo de los productos en función del orden de entrada al inventario. Esto permite valorar el inventario según el costo más reciente de los productos.
• Método EOQ: implica el cálculo del volumen de pedido más eficiente para minimizar los costos de adquisición de bienes. Esto ayuda a reducir los gastos asociados al almacenamiento y los pedidos.

Cómo optimizar la gestión de inventarios en 8 pasos:

Afortunadamente, hay muchos métodos que puede implementar cuando se trata de mejorar la precisión de la gestión de inventarios. Algunos requieren una inversión financiera y otros requieren tiempo y dedicación, pero cada uno generará mejoras netas en cualquier esfuerzo de logística del almacén. 

Aquí hay ocho formas de mejorar la precisión de gestión de inventarios.

1. Dar a conocer la importancia de la gestión de inventarios.
2. Garantizar la formación de los empleados.
3. Contar con la tecnología adecuada.
4. Mejorar el diseño de su almacén. 
5. Analizar las tasas actuales de precisión del inventario.
6. Implementar un sistema de producción Lean.
7. Simplificar los flujos de trabajo.
8. Etiquetar y monitorizar el inventario.

1. Dar a conocer la importancia de la precisión del inventario

La precisión de los niveles de inventario afecta toda la rentabilidad de una empresa. Por lo tanto, la responsabilidad de este dato debe extenderse a cada miembro del equipo dentro de un almacén. 

Si bien la gerencia ejecutiva generalmente administrará la gestión del inventario con la ayuda de software o sistemas de seguimiento, vale la pena asegurarse de que cada empleado comprenda la importancia de la precisión de esta información. 

El error humano es un gran problema para los almacenes, ya que las entregas fallidas cuestan dinero y afectarán a la reputación de la empresa. Asegúrese de contar con la capacitación necesaria y adecuada del personal en sus roles específicos para poder detectar problemas en sus respectivas actividades. Algunos pueden estar en una posición única para detectar imprecisiones antes de que se conviertan en un problema.

2. Garantizar la formación de los empleados

Una forma infalible de garantizar la precisión del inventario es a través de una formación adecuada y continua. 

Independientemente de su posición dentro del almacén, un empleado debe conocer y comprender los objetivos de una organización relacionados con el inventario y cuáles son las buenas prácticas de gestión de inventario. 

Sobre todo, la capacitación aumenta la consistencia. En la consistencia, encontramos la precisión, donde los flujos de trabajo se realizan de la forma en que se supone que deben ser. Los empleados altamente capacitados pueden evitar los errores que pueden cometer otras personas con menos experiencia. 

3. Contar con la tecnología adecuada.

Seguimiento de inventario, etiquetado de mercancías, automatización del almacén: todas estas son inversiones que valen la pena para el almacén, ya que mejoran la precisión de la gestión de inventarios y reducen el potencial de errores costosos que provoca el tiempo de inactividad.

La automatización es particularmente útil en este sentido, ya que permite un mejor seguimiento del inventario y el flujo de mercancías a medida que avanza por el almacén. Esto conduce a una fabricación, entrega y otros procesos integrales de almacenamiento más eficientes.

Automatización del almacén: ¿Es adecuada para su empresa?

La automatización se está convirtiendo rápidamente en una parte integral del almacén moderno. Cuando se trata de la gestión del inventario, el riesgo de accidentes y el rendimiento, la automatización es un factor fundamental para mejorar todo esto.

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4. Mejorar el diseño de su almacén.

Un diseño del almacén confuso o complejo solo alterará la eficiencia de sus flujos de trabajo. Esencialmente, cada almacén necesita un diseño optimizado que cubra el flujo de material desde el punto de origen hasta su destino final.

Esto implica que el inventario se almacene en las áreas correctas, siendo más accesible y que fluya mejor a través del almacén. También se beneficia de la incorporación de la automatización, como las soluciones que ofrece la robótica de almacén dedicada.

Descubra nuestros mejores consejos para mejorar la eficiencia y reducir el desperdicio a través de la optimización del diseño del almacén en nuestra guía. 

5. Analizar las tasas actuales de gestión del inventarios.

¿Cuáles son los índices de precisión actuales? ¿Qué porcentaje de las entregas están saliendo a tiempo y sin errores? 

Encontrar la respuesta a estas preguntas es vital, ya que proporciona una base estadística sólida para seguir mejorando. Brinda visibilidad y un argumento para la aceptación por parte de gerencia cuando aboga por una actualización del sistema o un cambio en la gestión operativa.

Los datos le ayudan a establecer puntos de referencia, objetivos, áreas en las que concentrarse y determinar cuánto aumentará la rentabilidad y el rendimiento. Sin analizar la posición actual, se queda en la oscuridad. En resumen, lo que no se puede ver no se puede arreglar. 

6. Implementar un sistema de producción ajustada.

La producción lean (basada en el Toyota Production System) es donde la producción dentro de un almacén se optimiza para reducir los materiales desperdiciados. Incluye:

• Fabricación 'Just-in-Time': aquí es donde el uso de materiales y el inventario se optimizan para residir en un nivel de inventario que coincida exactamente con la demanda.
• Pensamiento modular: los almacenes se modifican para automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la manipulación de mercancías y el transporte interno. 
• Automatización de todo el producto: se incorporan soluciones de logística automatizadas para rastrear y mantener el flujo de mercancías a través del almacén, lo que aumenta la precisión en todos los ámbitos.

7. Simplificar los flujos de trabajo.

Esto va de la mano con la optimización del diseño de su almacén. Primero deberá conocer los flujos existentes en su almacén. Después, simplifique cada flujo de trabajo tras analizar cada proceso y reduzca la cantidad de pasos involucrados. 

Al simplificar los procesos, incluso puede garantizar que los empleados tengan más tiempo libre de esas tareas repetitivas y de bajo valor que se acumulan durante el día.

8. Etiquetar y monitorizar el inventario.

Cada proceso de gestión de inventarios incluirá una forma de etiquetar y monitorizar tanto el inventario como las demás mercancías y activos. Esto implica la utilización de escáneres de códigos de barras y la implementación de la unidad SKU para etiquetar adecuadamente el inventario y mantener a todos los empleados informados sobre dónde se encuentra cada producto en las áreas de almacenamiento. 

Ser capaz de monitorizar productos con precisión es el principio y el fin de la gestión del inventario. Significa que tiene visibilidad completa y requiere que el inventario nunca se mueva sin autorización.

Obtenga más información sobre cómo mejorar los procesos internos de su almacén.

Estos ocho pasos permitirán que cualquier almacén realice un seguimiento de su inventario con mayor precisión. Pero si necesita más, le asesoramos sobre cómo puede mejorar los procesos internos de los almacenes, las instalaciones de fabricación y los centros de distribución, y mucho más.