Rotura de stock: Qué es y cómo evitarla en el almacén

¿Qué es la rotura de stock?

Sufrir una rotura de stock es una de las situaciones más negativas que puede sufrir una empresa. Se produce cuando, al recibir un pedido de cierto producto o materia prima por parte de un cliente, la empresa no dispone del mismo en los almacenes en las cantidades y/o condiciones demandadas.

Consecuencias de las roturas de stock

Una rotura de stock afecta negativamente al proceso de compra-venta, impidiendo que se realice de manera adecuada y provocando consecuencias desfavorables, como la imposibilidad de concretar la venta, daños en la reputación de la empresa e incluso la pérdida de clientes a largo plazo.

Afortunadamente, existen una serie de estrategias para evitar las roturas de stock o, al menos, para reducir su frecuencia y minimizar sus consecuencias. 

Causas de la rotura de stock

Entre las principales causas de las roturas de stock, debemos mencionar:

• Inconvenientes con los proveedores, como demoras en los tiempos de entrega.
• Falta de comunicación entre departamentos
• Carencia de herramientas de automatización de procesos.
• Incremento repentino de la demanda
• Planificación deficiente de la demanda

5 consejos para evitar la rotura de stock

1. Conocer con el mayor detalle posible cuál es nuestra situación actual

La mejor forma de evitar problemas de gestión de stock, es saber con exhaustividad y en cada momento, con cuantas unidades de cada artículo contamos y cuál es la previsión de pedidos que tenemos.

Para poder contar con información fiable y constantemente actualizada, es imprescindible elegir los KPI’s (indicadores clave de desempeño) adecuados y tenerlos siempre controlados. Estos serían algunos de los indicadores a tener en cuenta: 

• Rotación.

• Índice de cobertura. 

• Fechas de mayor demanda. 

• Nivel de stock de seguridad para satisfacer imprevistos.

• Histórico de pedidos no servidos.

Ahora bien, únicamente el análisis de los KPI's, no permitirá implementar una política de stock adecuada, debido a que su protocolización debe efectuarse mediante un manual o dashboard de indicadores.

2. Controlar el ciclo de vida de cada producto

Una vez introducidos en el mercado, casi todos los productos pasan por distintas fases, conocidas como ciclo de vida o curva de obsolescencia; crecimiento, madurez y declive. 

Conocer en qué punto del ciclo se encuentran cada una de nuestras referencias es clave para evaluar, con la máxima objetividad, los niveles de stock que debemos mantener, con el fin de poder hacer frente a las épocas de alta demanda y evitar la temida rotura de stock.

3. Utilizar las herramientas tecnológicas que permiten prever la demanda y controla el stock

Otro factor clave para evitar la rotura de stock es disponer de herramientas informáticas específicas, como el software MRP (Plan de Requerimiento de Materiales) y SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes). Estos sistemas sirven para regular los flujos logísticos de entradas y salidas de nuestro almacén, posibilitando el establecimiento de puntos de control que nos ayuden a mantener esos flujos estables.

Por un lado, el MRP tiene en cuenta la planificación comercial, los inventarios, las ventas y producción, las capacidades y las previsiones de la demanda, entre muchas otras, para garantizar el suministro de nuestra capacidad productiva, adaptándola a su vez a la demanda real del mercado.

Por el otro lado, gracias al SGA es posible controlar el inventario con gran exactitud, de manera que se corresponda totalmente a la situación real, además de minimizar el impacto de los errores humanos en las roturas de stock.

Cabe añadir la existencia de más herramientas automáticas de previsión de demanda (forecasting) para evitar la rotura de stock. Son sistemas que usan complejos algoritmos, que tienen en cuenta multitud de factores (datos históricos, situación actual, evolución del mercado) para realizar previsiones de la demanda muy fiables.

4. Realizar un mantenimiento adecuado de equipos e instalaciones

No debemos subestimar el impacto sobre el stock que tienen los accidentes, golpes, deterioros de los artículos y averías de maquinaria. Por este motivo es muy importante no descuidar el mantenimiento de equipos, máquinas e instalaciones, tanto preventivo como correctivo, así como la adecuada formación de los carretilleros de almacén y del resto de empleados.

5. Hacer una previsión de la demanda con márgenes de error adecuados

Con ayuda de las herramientas informáticas adecuadas y la experiencia de los profesionales es posible planificar la demanda de un modo realista y eficaz, con un margen de error asumible, que nos permita hacer frente a los posibles imprevistos.

El concepto just in time, que consiste en producir lo necesario y en el momento oportuno, configura la base del Toyota Production System. Se trata de una metodología de producción que busca aumentar la eficiencia y reducir los costes y que, aplicado a la logística, permite una servicio impecable, sin roturas de stock u otras circunstancias que impiden llegar a nuestros objetivo final: la calidad total con cero errores.