El proceso de codificación de mercancías consiste en la identificación de los distintos artículos o productos de un almacén, de manera inequívoca, con un código o signo. Normalmente, dicho código se asocia a una etiqueta que se adhiere al producto, y que permite su acceso electrónicamente.
El principal objetivo de la codificación es identificar y asociar cada artículo con un código diferente, de forma que no puede haber dos productos con el mismo código. En este proceso juega un papel principal el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) utilizado, ya que se encarga de generar el código de cada artículo, asignar las ubicaciones de los productos en el almacén y realizar un seguimiento de su trazabilidad, es decir, en qué fase del proceso logístico se encuentra en cada momento.
Funcionamiento de los principales tipos de codificación
Los productos pueden organizarse de diferentes formas, aunque casi siempre suele usarse algunos de estos métodos.
- Sin Codificación.
- Codificación numérica.
- Codificación alfanumérica.
- Codificación con código de barras.
- Codificación con código de lectura por RFid.
- Codificación con códigos de barras y lectura RFid.
Algunas empresas optan por adoptar su propio sistema de códigos. En este caso, su manejo debe ser práctico y sencillo de usar por el personal involucrado. Además, es muy recomendable que los códigos sean cortos y que tengan siempre la misma longitud, con el fin de facilitar su consulta y escritura.
Una vez decidido el tipo de codificación, el siguiente paso es etiquetar la mercancía. Tradicionalmente, se han usado códigos de barras, ya que son muy fáciles de reconocer y convertirlas en un equivalente alfanumérico, estandarizado en todo el mundo.
Actualmente, se usan otras alternativas al código de barras, como los códigos QR o los tags RFID, los cuales permiten acceder a una gran cantidad de información y se pueden leer digitalmente con móviles, tablets y otros dispositivos.
Códigos de barras más habituales
Por su simplicidad y porque permiten acogerse a una serie de normas y estándares conocidos en prácticamente todo el mundo, los código de barras siguen teniendo un claro protagonismo en el sector de la logística, pudiéndose emplear tanto a nivel interno (en el propio almacén) como externo.
La GS1 (anteriormente conocida como Asociación Internacional de Numeración de Artículos) ha elaborado un sistema de codificación que garantiza la identificación única de los productos a nivel internacional.
Estos son los códigos más habituales que ha establecido esta asociación:
- EAN-13. Básicamente se utilizan para identificar artículos que se exponen en puntos de venta. Este sistema incluye un total de trece dígitos numéricos divididos en cuatro categorías: país de procedencia, empresa creadora del producto, código de producto y un número de control. El código del fabricante lo proporciona el organismo competente en cada estado, que en España es la AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial).
- EAN-128 o GS1-128. Este código se crea con el propósito de facilitar información adicional a la que suministra el EAN-13: peso, fecha de producción, caducidad, lote, número de serie, destino final del producto, etc. Es el código de referencia en el sector logístico.
- SCC (Serial Shipping Container Code). Se aplica para el manejo y seguimiento de los pedidos. Este código es especialmente útil para asegurar entregas eficientes.
Codificación por estantería
También se puede realizar una codificación por estantería: es lo que se conoce como sistema de ubicación lineal, donde a cada estantería se le asigna un número correlativo.
La codificación por estanterías es muy útil cuando en un almacén se realizan recorridos de ida y vuelta, trabajando primero sobre una estantería y luego sobre otra de un mismo pasillo.
Ventajas de codificar y etiquetar los productos
La codificación es prácticamente imprescindible en el sector logístico, resultando de gran utilidad en todos los eslabones de la cadena de suministro: desde el fabricante hasta el consumidor final. A los primeros les permite controlar el inventario y expedir y localizar los artículos con rapidez. Por su parte, a los consumidores les sirve para identificar por sí mismos los productos, además de tener siempre a su disposición los artículos que necesitan en las estanterías de supermercados y otros puntos de venta, así como disfrutar de un buen nivel de eficacia en sus pedidos online.
Por lo tanto, codificar los artículos y tenerlos bien identificados aporta las siguientes ventajas:
- Mayor agilidad en las recepciones. Si todos los productos que llegan al almacén están etiquetados, estos pueden identificarse más rápido y registrarse automáticamente en el sistema.
- Gestión del stock en tiempo real. Se puede conocer en cualquier momento y de forma exacta el número de existencias en el almacén de un determinado producto, permitiendo su reposición a tiempo y evitando problemas de stock.
- Control de la trazabilidad. Se puede realizar un seguimiento de las distintas fases o etapas del proceso logístico en el que se encuentra cada artículo.
- Picking más eficiente. La preparación de pedidos o picking es una operativa compleja y costosa, que gracias a la identificación de artículos se puede realizar de forma eficiente, en menor tiempo y con menos recursos. Disponer de todos los artículos controlados e identificados aporta mucha rapidez y eficacia, sobre todo si se asocia a un SGA, ya que permite saber la ubicación exacta de cada artículo y generar las órdenes concretas para que los operarios o las máquinas automatizadas y robotizadas lo recojan en el punto exacto.
- Eliminación o minimización de errores. Se evitan extravíos y equivocaciones en cualquier operativa, lo que redunda en un mejor servicio al cliente y un ahorro de costes en atender reclamaciones y subsanar fallos.
Toyota le puede ayudar a implementar la codificación de su almacén
En las carretillas elevadoras más avanzadas de Toyota Material Handling, la búsqueda, recogida, e incluso la preparación de los pedidos, se puede realizar de un modo totalmente automatizado y robotizado, sin necesidad de conductor u operario. En estos casos, la intervención humana se enfoca en la programación, supervisión y control de calidad.
