¿Qué es un Transport Management System (TMS)?

El TMS suele incorporarse como un módulo más dentro del software de planificación de recursos empresariales (ERP) y/o de gestión de la cadena de suministro (SCM) de la empresa.

El Transport Management System (TMS) es un software de gestión y automatización del sistema de transporte de mercancías de una empresa u organización. 

Los contenidos de un software TMS permiten a las organizaciones gestionar las mercancías mediante herramientas como: planificación y optimización de rutas, gestión de las cargas, ejecución de operaciones, auditorías y costes de transporte, visibilidad de pedidos e, incluso, gestión de personal (conductores, ayudantes, personal administrativo, etc.) 

En resumen, un Transport Management System es una herramienta fundamental para cualquier empresa que desee optimizar su cadena de suministro y mejorar la eficiencia de sus operaciones logísticas. Con su amplio abanico de funcionalidades, este software permite a las organizaciones planificar y ejecutar sus envíos de manera eficiente, controlar los costes de transporte y garantizar la máxima calidad en el servicio al cliente.

Objetivos de un Transport Management System

El Transport Management System (TMS) se ha convertido en una herramienta informática imprescindible para planificar  y optimizar  las rutas, gestionar a los conductores (horarios, vacaciones, km. realizados, etc.) y controlar en tiempo real las mercancías. 

Los objetivos finales de un Transport Management System son: mejorar la eficiencia de los envíos, reducir costes, obtener visibilidad de la cadena de suministro en tiempo real y mejorar el servicio al cliente.

Las distintas funciones y operaciones de un TMS se dividen en cuatro grandes grupos:

• Planificación. Este software ayuda a definir las mejores estrategias de transporte, en función de unos parámetros específicos. El TMS es una herramienta vital para, entre otras mucha cuestiones: reducir costes relaciones con el transporte, optimizar rutas y flujos de trabajo o planificar las mínimas paradas posibles para garantizar unos envíos rápidos y de calidad, reduciendo los tiempos de entrega. 
  
  
• Ejecución del plan de transporte. Con el TMS no solo es posible llevar un control exhaustivo de las rutas, los que permite una ejecución del plan de transporte idónea, que se ajuste a las previsiones realizadas de antemano. Además, resulta una herramienta sumamente valiosa para determinar las tarifas más beneficiosas para la empresa, así como para mantener un fluido intercambio electrónico de los datos.
  
  
• Seguimiento de la mercancía y los medios de transporte. Posibilita el seguimiento de cualquier operación relacionada con el transporte, tanto de los medios utilizados (furgonetas, camiones, tren, barco, avión…) como de la propia mercancía. Esto incluye un sistema de trazabilidad en tiempo real que nos permite gestionar todo lo necesario en cada momento: alertas por retrasos, gestión de la documentación de exportaciones y aduanas y mucho más.
  
  
• Medición. El propio software nos permite saber si se están cumpliendo los objetivos y estándares de calidad esperados, mediante el análisis de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) previamente elegidos. La mayor parte de TMS incluyen funciones de generación automática de informes y estadísticas. 
  
  

Importancia del Transport Management System (TMS) para la logística y el almacén

Los principales puntos fuertes del Transport Management System, con capacidad para añadir más valor a la cadena de suministro logística y el almacén son estos tres: 

• Información en tiempo real. Una de las posibilidades más destacables del sistema TMS es la posibilidad de ofrecer información actualizada, y en tiempo real, no solo de dónde está la mercancía y el sistemas de transporte en cada momento (trazabilidad), sino también del resto de actividades vinculadas al proceso logístico.
  
  
• Integración de las fases de la cadena logística. Con la información que proporciona un TMS es posible integrar y sincronizar las distintas fases del proceso logístico. Con esto se consigue un funcionamiento más ágil de las distintas fases. 
  
  
• Optimización de los procesos. Otra de las grandes ventajas del TMS es que ayuda a optimizar el proceso logístico en su totalidad, lo que se traduce en un ahorro de costes y en una mejora de la calidad del servicio.
  
  

Beneficios de usar un sistema Transport Management System

Disponer de un sistema TMS ofrece muchas ventajas, las cuales atañen a cuestiones claves para cualquier empresa, como la eficiencia, la rentabilidad o la calidad. Estas son algunas de la más importantes: 

Visibilidad total de la cadena de suministro

Al contar con un sistema TMS, es posible monitorear todo el proceso logístico y la cadena de suministro. La información obtenida es sumamente valiosa y de alta calidad, ya que se nutre de datos en tiempo real y está constantemente actualizada.

Mejor control del inventario

Gracias al Transport Management System es posible lograr un control muy detallado, exhaustivo y objetivo del  inventario. Esto conlleva muchas ventajas relacionadas: reducción de costes de almacén y adecuación mucho más eficiente de la demanda real de los pedidos, evitando las temidas roturas de stock, entre otros beneficios. 

Reducción de errores

Gracias al TMS, es posible acercarse cada vez más al objetivo ideal de cero errores. Esto se debe a que permite la automatización del pago de los pedidos, lo cual elimina, o reduce de manera significativa, los posibles errores en la facturación 

Mejora de la rentabilidad de la empresa

Al optimizar y hacer más eficientes todos los procesos, los costes logísticos se reducen notablemente. En consecuencia, la empresa logra aumentar sus ganancias y obtener una mayor rentabilidad.

El software Transport Management System (TMS) es uno de los instrumentos más utilizados por cualquier empresa que pretenda aplicar el Toyota Production System (TPS) en el proceso logístico. Esto es posible porque con este software de transporte se logra un control exhaustivo del proceso logístico, lo que facilita un flujo continuo en la cadena logística. De esta forma, es posible lograr objetivos como: las entregas a tiempo “just in time”, la máxima calidad, los cero errores o la mejora continua.