Fases de la preparación de pedidos: qué utilizar en cada caso

El picking o la fase de preparación de pedidos es uno de los procesos más importantes, complejos y costosos de todos los que se desarrollan en el almacén, y se ha acentuado en los últimos años de manera proporcional al aumento del comercio online y de las exigencias del consumidor. Analizamos en qué consiste este proceso en profundidad.

Fase de preparación de pedidos: Introducción y contexto

El picking o fase de preparación de pedidos es el proceso de recogida y unión de cargas pequeñas para formar un pedido. El destino final será, casi siempre, el cliente, aunque también puede ir a un centro de producción u otro almacén.

De todos los procesos que se desarrollan en el almacén, este es uno de los más importantes, complejos y costosos. Como se comprobará a lo largo de las siguientes líneas, los errores en el picking tendrán consecuencias nefastas para la empresa, puesto que, en la mayoría de los casos, supondrá retrasos o confusiones en la entrega del pedido, lo que generará clientes insatisfechos.

El carácter basilar de la fase de preparación de pedidos para el buen funcionamiento de un almacén –y, por ende, de toda la empresa– se ha acentuado en los últimos años de manera proporcional al aumento del comercio online y de las exigencias del consumidor a la hora de concretar las entregas (día, hora y casi minuto).

En el tercer trimestre de 2020, con datos de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), se produjeron en España 258,9 millones de transacciones a través del comercio electrónico, en las que se movieron 12.800 millones de euros. Fueron 244,4 en el segundo trimestre y 226,6 en el primero.

Para el consumidor, obviamente, es tremendamente cómodo entrar en una web con su ordenador, teléfono o tablet; hacer una búsqueda rápida (es importante que el site de la empresa sea intuitivo y claro); comprar un producto y que, en uno o dos días, alguien llame a su puerta con él. Es el presente (ya no el futuro) y a ello se tienen que adaptar, sí o sí, las empresas.

Fases de preparación de pedidos

La fase de preparación de pedidos o picking se divide en cuatro ciclos genéricos:

1. Planificación previa

En esta fase se asignarán los recursos necesarios (tanto materiales como humanos) a cada uno de los procesos de preparación de pedidos. Es importante tener claro el tipo de picking que se va a poner en marcha. Si se dispone de un Sistema de Gestión de Almacén (SGA), obviamente, esta fase es mucho más rápida, ya que es ese gran cerebro tecnológico el que la realizará.

2. Recorridos

Los recorridos suponen tiempo y energía, por lo tanto, su diseño es de máxima importancia. Dependiendo del tipo de picking que se practique (por lotes, por olas o por zonas), se hará un tipo de recorrido otro. Por ejemplo, en el caso del primero, el recorrido sería: desde el punto de inicio hasta donde se encuentra el primer producto, de ahí hasta los productos siguientes y de vuelta al lugar de partida para preparar el pedido.

3. Extracción

La recogida del producto será más o menos dificultosa, dependiendo de si está a nivel de suelo, altura baja (aproximadamente lo que mide un operario), nivel medio (menos de 4 metros), nivel alto (más de 4 metros). En Toyota disponemos de carretillas elevadoras para cada caso.

4. Verificación

Comprobar las unidades que componen el pedido, el peso, el embalaje, el etiquetado... Todo ha de estar perfecto para minimizar errores.

¿Cuáles son los equipos idóneos en el proceso de preparación de pedidos?

Maquinaria

Las máquinas más importantes en la recogida de pedidos son las transpaletas (manual y eléctrica) y las máquinas recogepedidos, que son una evolución de las anteriores. A partir de estas, dependiendo del grado de mecanización o automatización del almacén, existen soluciones más complejas para todos los procesos.

Sistemas automatizados

Es decisión tuya (y de tu Departamento económico) automatizar el almacén por completo u optar por una semiautomatización. Dependiendo del nivel escogido, dispondrás de alguno de estos sistemas.

AGV

En los almacenes con cierto grado de automatización, disponen de carretillas sin conductor, (Automatic Guided Vehicle –AGV–), que son un excelente aliado para realizar el picking más rápido y sin errores.

Estructuras automatizadas

Si se opta por un alto grado de automatización, es muy posible que se tengan armarios automáticos: grandes estanterías metálicas con infinidad de ubicaciones, que favorecen el escaneo de productos, además de, una vez más, reducir los errores.

Raíles automáticos

Otro elemento que deberías plantearte instalar es el sistema de raíles automático. Estos llevan una bandeja que va pasando por las diferentes áreas, y un operador (u otra máquina) pone el producto correspondiente sobre ella. Ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la productividad.

¿Cómo conviven el factor humano y las nuevas tecnologías?

Según el informe The Future of Jobs 2020, elaborado por el Foro Económico Mundial, la automatización eliminará 85 millones de empleos en todo el mundo en empresas medianas y grandes. A la vez, la revolución robótica generará 97 millones de nuevos empleos. Es decir, la transformación tecnológica no va a acabar con la necesidad de contratar recursos humanos, aunque sí variará lo que se busque en ellos. La inteligencia, el talento, la capacidad de adaptación (esa famosa resiliencia de la que tanto se habla) son características que una máquina no tiene (al menos, de momento).

• Habrá un gran ordenador central que lo sabrá todo, pero se necesitará a un hombre o una mujer que lo programe, que lo prepare y que introduzca los datos.
• Existirán unos auriculares, unos displays o unas gafas de realidad aumentada, que ayudarán al operario a preparar el pedido, sin embargo, será imprescindible que ese trabajador vaya al lugar indicado y recoja los distintos productos.
• Quizás haya un AGV que, siguiendo las órdenes del SGA, recoja los pedidos y mande toda la información al ERP. Se pueden poner todas las siglas que se quieran, aunque siempre tendrá que haber un humano dirigiendo ese vehículo, preparando el SGA o programando el ERP.

Para ello, será imprescindible formar a los trabajadores. Con las nuevas tecnologías, este proceso de reciclamiento y actualización de los conocimientos (al que tanta importancia se le da en Toyota) adquiere un papel crucial para el buen desempeño empresarial.