Gestión del almacén: ¿Qué es y cómo optimizarla?

Gestionar un almacén no es una tarea simple. Principalmente esta tarea está compuesta por un conjunto de fases relacionadas entre sí las cuales deben coordinarse evitando así todo cualquier tipo de problema. Es un campo tan amplio que, a veces, es complicado saber por dónde empezar a la hora de abordarlo. Por este motivo, en este artículo repasaremos paso a paso cada uno de los procesos logísticos que componen la gestión del almacén y algunas recomendaciones sobre cómo optimizarlo.

Gestión del almacén: Principales etapas

Fase 1: Recepción de mercancías

Esta primera fase es un etapa donde no pueden cometerse fallos y por ello, con el fin de evitarlos, se debe de considerar la existencia de un buen sistema de información y planificación. El proceso de recepción de mercancías está compuesto por 5 etapas:

1. Aprovisionamiento y compras: solicitud de mercancías a los proveedores.
2. Descarga de las mercancías.
3. Control y gestión de la calidad y la cantidad de mercancías.
4. Etiquetado de las mercancías.
5. Ubicación en el almacén.

Fase 2: Almacenamiento de la mercancía

En esta fase se tiene como objetivo principal ubicar las mercancías eficientemente maximizando así los resultados:

• Aprovechar al máximo el espacio en el almacén con el fin de facilitar el inventario y poder acceder a los artículos rápidamente y sin necesidad de emplear muchos movimientos.
• Cumpliendo el punto anterior, conseguiríamos gestionar el stock de forma que exista un margen de espacio para la recepción de mercancías maximizando la eficiencia de almacenamiento del almacén.
  
  

Fase 3: Preparación de pedidos

Es la etapa que depende mayormente por la demanda del producto en el mercado actual. En esta etapa de preparación de pedidos, para poder concretar el número de pedidos previstos a recibir y poder tener suficientes existencias, necesitaremos trabajar bajo el apoyo del big data y las previsiones de demanda.

No podemos olvidar la gran importancia del coste logístico y la sostenibilidad en la cadena logística y que servirán para determinar la rentabilidad que tiene la empresa.

Fase 4: Expedición de la mercancía

Si no nos encontramos ante la devolución de un pedido, estaríamos ante la fase final de la cadena. En este mismo punto de todo el proceso, también se realiza la entrega del producto al cliente siguiendo las características establecidas por el mismo (dirección, horario, especificaciones concretas…)

Sin olvidar de hacer referencia a la entrega a través de Drop Points, donde la empresa se hará cargo hasta la descarga de la mercancía y será a partir de ese momento donde el cliente asume toda la responsabilidad de ir a recogerla.

¿Cómo optimizar la gestión de los procesos del almacén?

Actualmente, en el mundo de las nuevas tecnologías, optimizar los tiempos de entrega es básico para el incremento de la eficiencia en un almacén.

No podemos olvidar la importancia de aquellos indicadores claves (KPI) que nos permitirán medir el nivel de rendimiento de cada proceso mencionados anteriormente, hacernos una idea de cómo estamos trabajando y en qué puntos tenemos que mejorar o cambiar.

El aprovisionamiento es fundamental para poder seguir con la fase de arranque. A continuación, dejaremos cuatro de los KPI’s que permitirán monitorizar y controlar las mercancías:

• Forest Accuracy
• Lead Time del proveedor
• Fiabilidad del proveedor
• Coste medio de orden de compra

En la fase almacenamiento existen unos KPI’s clave que nos indicarán el nivel de eficiencia de las tareas:

• Nivel de ocupación del almacén
• Índice de rotación
• Coste de almacenamiento
• Días de stock

Para conocer si la fase de preparación de pedidos se realiza eficientemente, existen cuatro indicadores que nos invitan a fijar mejoras ante aquellos problemas que puedan surgir:

• Indicador de preparación de pedidos
• Nivel de servicio de pedidos
• Coste total por unidad de trabajo
• Productividad en preparación de pedidos

En la etapa final del sistema diferenciamos tres grupos de indicadores:

1. Indicadores de calidad: compuesto por el nivel de servicio (contrasta las expediciones entregadas a tiempo con el total de expediciones) y el nivel de incidencias (relaciona el % de incidencias en reparto en comparación con el reparto total)
2. Indicadores económicos: en primer lugar, hablaríamos de la rentabilidad por expedición (establece una relación entre la facturación y el coste) y por otra parte del coste por unidad entregada.
3. Indicadores operativos: se centra básicamente en el índice “Optimización de vehículos” el cual nos indica a qué nivel estamos aprovechando el equipo usado.

Optimizar los procesos con carretillas elevadoras

Determinar la carretilla elevadora apropiada, es un elemento básico para poder cumplir con la optimización de los tiempos de entrega y con unos resultados positivos de la empresa. 

Además, no se debe olvidar que la automatización de algunos procesos también puede llevar a nuevos niveles de productividad de la empresa. ¿Cómo podríamos mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas en el almacén? A continuación os dejamos tres consejos:

1. Mantener el almacén limpio y nivelado y llevar a cabo un buen mantenimiento de la carretilla elevadora.
2. Diseñar de manera óptima el almacén situando todos los productos de una forma concreta con la que se reduzca el tiempo de desplazamiento y, por lo tanto, menos horas de uso de las carretillas y menos consumo de combustible.
3. Con el fin de evitar retrasos en la entrega de productos, debemos enfocar este diseño mencionado en el punto anterior, en la fase de envío y entrega de productos ya que supondría una gran ventaja por parte de la empresa.

La gestión del almacén es un proceso complejo y particular según cada casuística. Cuente con Toyota para ayudarle en el diseño y puesta en marcha de toda la estrategia intrologística.