La expedición de mercancías tiene como objetivo enviar (sacar del almacén) los productos demandados por el cliente en el tiempo acordado, la cantidad adecuada y en perfecto estado, siguiendo los criterios de just in time. Dicho de otro modo, se trata de garantizar que el pedido se ejecuta del modo correcto, cumpliendo las expectativas del cliente.
Fases de la expedición de mercancías
El proceso de expedición de mercancías se divide en varias fases con distintas tareas asociadas, a fin de garantizar su éxito. Estas son las principales:
- Planificación de las entregas que realizar
Una organización correcta de las expediciones diaria implica la coordinación con el resto de operativas del almacén, lo que hace necesario realizar, como mínimo, las siguientes tareas en el orden señalado:
- Conocer y confirmar los pedidos que serán preparados y enviados durante día, en función de la información proporcionada por Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), que a su vez debe estar integrado con el software ERP (Enterprise Resource Planning) general de la empresa.
- Ordenar y clasificar el listado de pedidos que preparar.
- Asignar los pedidos a los transportistas, indicando las franjas horarias en las que tendrán que recoger la mercancía, siguiendo la información del TMS. (Transportation Management System).
- Prever y reservar el espacio necesario en la zona de almacenaje temporal.
- Programar la ocupación de los muelles de carga.
- Consolidación de la mercancía
La consolidación de mercancías consiste en combinar y agrupar mercancías procedentes del almacén para su posterior expedición. Normalmente, dentro del área de expediciones del almacén se reserva un espacio anexo dedicado a esta tarea.
La mercancía se agrupa por rutas de transporte de expedición: destinos, empresas, etc. transporte, siguiendo instrucciones del TMS (Transportation Managemet System).
- Carga de la mercancía
El proceso de traslado de los pedidos a la furgoneta, camión u otro medio de transporte, se divide en diferentes pasos:
- Colocación de la mercancía en el medio de transporte (camión, furgoneta, remolque…) usando los elementos de manutención adecuados.
- Equilibrado de las cargas.
- Entrega al transportista de la documentación correspondiente: contrato de transporte y los albaranes de los pedidos para su comprobación y firma.
Estrategias para optimizar el proceso de expedición de mercancías: cómo optimizar el proceso de expedición para garantizar su éxito
El seguimiento de las siguientes estrategias y consejos es la mejor garantía para conseguir una expedición de mercancías fluida, rentable y exitosa:
- Verificar y confirmar los pedidos, comprobando que coincide con la información del SGA (Software de Gestión de Almacenes).
- Priorizar los envíos en función de las franjas horarias de recogida, según la información proporcionada por el TMS (Transportation Management System).
- Calcular y reservar el espacio que se necesita en la zona de expedición de mercancías para su almacenaje temporal.
- Organizar y controlar el tráfico en los muelles de carga y descarga, con el fin de que no se produzcan cuellos de botella.
- Asegurarse de que disponemos de los operarios y los equipos de manutención necesarios para ejecutar correctamente, y a tiempo, todas tareas ligadas a la expedición de mercancías.
- Preparar los pedidos y consolidarlos en el orden correcto para evitar retrasos y/o sobrecargar la zona de expedición de mercancías con un exceso de pedidos anticipados.
- Verificar la documentación y embalaje de la mercancía, junto con las etiquetas de expedición.
- Realizar una previsión lo más precisa posible de la demanda, acortando los leads time (tiempo de suministro) y usando programas informáticos de ayuda a dicha predicción.
- Intentar programar los envíos con la máxima antelación, con el fin de tener un margen de tiempo para subsanar errores o circunstancias imprevistas, como averías o accidentes
- Potenciar la comunicación con la empresa o proveedor de transporte.
Hay que tener en cuenta que, para lograr la máxima precisión en la planificación de la expedición de mercancías, es fundamental contar con un Software de gestión de Almacenes (SGA) que permita el intercambio de información con el TMS (Transportation Management System). A su vez ambos, software deben estar integrados con el software central de la empresa o ERP (Enterprise Resource Planning).
