¿Qué es el inventario cíclico? Cómo gestionarlo y ventajas e inconvenientes

Un inventario cíclico, conocido también como inventario rotativo o conteo cíclico, es un proceso que reemplaza los inventarios anuales por conteos más pequeños, realizados de manera continuada a lo largo del año. En lugar de esperar hasta final de año para hacer un balance general, se van realizando controles periódicos del inventario.  

Gracias al inventario cíclico no es necesario realizar el cierre anual de inventario. No obstante, en ocasiones puede existir un imperativo legal por fin de año fiscal, por lo que en estos casos es necesario también realizar un conteo manual. 

El inventario cíclico permite, entre otros beneficios: verificar las existencias de mercancías, abastecer la demanda y mejorar la toma de decisiones de compra. Además, es una herramienta imprescindible dentro de una estrategia global de gestión de almacenes eficientes. 

¿Cómo se gestiona un inventario cíclico?

La gestión de un inventario cíclico implica realizar las siguientes acciones:

1. Categorizar los productos: para ello se agrupan los productos en categorías o secciones, como por ejemplo: tipo de artículo, fabricante, peso o índice de rotación. 
2. Establecer un calendario de conteos: se trata de determinar la frecuencia de los conteos para cada categoría. 
3. Realizar conteos físicos de los productos seleccionados. 
4. Registrar los resultados: documentar los conteos en el sistema de gestión de inventario. 
5. Analizar los resultados: identificar tendencias, áreas problemáticas o posibles errores. 
6. Implantar acciones correctivas: identificar errores o problemas y poner en marcha la acciones oportunas para resolverlos. 

Existen diferentes métodos para llevar a cabo un inventario cíclico, entre ellos: 

1. Clasificación ABC: basado en el principio de Pareto, este método asigna una rotación A, B o C a las referencias, según su frecuencia de venta o por valor. 
2. Clasificación aleatoria: sistema sencillo y práctico que ofrece una óptima y precisa visión del inventario. 
3. Clasificación por categorías o zonas: este método es válido para almacenes que no cambian su ubicación de forma habitual.
4. Referencia SKU a nivel de cero unidades (stock cero): se utiliza un código único para identificar cada producto en el inventario de una empresa. Por seguridad, en el momento que aparece un stock cero o negativo realizamos el conteo real sobre esa unidad concreta.

Por otro lado, la implementación de un software de gestión de inventarios (SGA), dentro del ERP o software integral de la empresa permite recopilar grandes cantidades de datos relacionados con el inventario y, posteriormente, procesar y analizar esta información de forma rápida y eficaz.

También se pueden mantener datos históricos sobre los movimientos de existencias y la demanda de unidades de productos específicos. Esto permite obtener previsiones precisas de la demanda, prever fluctuaciones y, en consecuencia, optimizar el inventario cíclico de la empresa.

Ventajas y desventajas de implementar el inventario cíclico

Las principales ventajas de este sistema son:

1. Disponer de un registro de stock más preciso, evitando que se produzcan situaciones tan perjudiciales para la empresa como la rotura o exceso del stock.
2. Organizar eficientemente el conteo de artículos, reduciendo el trabajo de un único inventario anual.
3. Agilizar la detección y retirada de artículos defectuosos o dañados, como mermas y productos fuera de catálogo (obsolescencia técnica o de marketing).
4. Mantener la productividad cuando se efectúe el conteo de stock, sin interrumpir otras operativas logísticas mientras se lleva a cabo.
5. Tomar mejores decisiones logísticas, tanto en las compras como en el almacenamiento o en la preparación de pedidos.

Sin embargo, el inventario o conteo cíclico presenta también algunas desventajas:

1. Implica dedicar un cierto periodo de tiempo en la rutina diaria de la empresa.
2. Podría no detectar problemas significativos, debido a que solo se contabiliza una parte del inventario.
3. Es posible que algunas referencias (normalmente las de menor rotación) estén menos controladas que otras. 
4. Requiere un cierto nivel de planificación de las tareas.

La gestión del inventario es un proceso complejo y particular según cada casuística. En Toyota Material Handling tenemos la experiencia, los profesionales y los métodos de trabajo idóneos para asesorarle en el diseño y puesta en marcha de la mejor estrategia intralogística para su empresa.