La preparación de pedidos en el almacén o picking, es una actividad crucial para el correcto funcionamiento de una empresa. Pero a la vez, es una de las que, por sus características, es más susceptible de contener errores. Y cada uno de estos fallos provocará un efecto dominó que, a la postre, derivará en lo peor que le puede pasar a cualquier compañía: tener unos clientes insatisfechos. Por ello, reducir estas fallas es algo primordial. En este artículo se repasan los errores más comunes en la preparación de pedidos en el almacén y sus posibles soluciones.
Errores de picking en el almacén
En los almacenes se trabaja a gran velocidad. Los encargos son ‘para ayer’, con consumidores que exigen, cada vez más, rapidez y eficiencia. De ahí que, si la labor no se realiza con un nivel altísimo de optimización, aparecerán las deficiencias.
Los fallos en el picking más habituales son:
- Mezcla de pedidos
- Sustitución de productos
- Etiquetado incorrecto de artículos o partes de los mismos
- Artículos en el área de almacenamiento equivocada
- Cantidades imprecisas
- Uso de la unidad de medida incorrecta
1. Mezcla de pedidos
Los pedidos múltiples son un desafío en el proceso de elaboración de los mismos. Al preparar varios a la vez se gana en eficiencia, pero también aumentan las posibilidades de cometer un error humano. No es difícil que dos pedidos se mezclen.
Solución: hay que revisar el pedido cuidadosamente. Para ello, son de gran ayuda los códigos de barras y el escaneo, que permiten confirmar que el artículo y la cantidad son las correctas.
2. Sustitución de productos
Cuando sale un pedido del almacén, obviamente, el stock de uno o varios artículos se ve mermado y debe sustituirse. Si esta acción no se realiza, es probable que no afecte al cliente final, pero a la larga puede suponer un desfase en el sistema de gestión de existencias.
Solución: todos los operarios del almacén deben saber buscar en el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) el producto que hay que sustituir, hacerlo y registrarlo en el mismo. O anotar su carencia en caso de que no haya.
3. Etiquetado incorrecto de artículos o partes de los mismos
Un etiquetado incorrecto tiene diversas (y muy negativas) consecuencias. Las tres principales son:
- Entregas imprecisas
- Pérdida de stock dentro de un almacén
- Tiempo y dinero perdido
Y una cuarta y quizá la más importante, porque repercute directamente en el comprador, y es que provocará un error en la preparación del pedido.
Solución: lo más efectivo es dejarle claro a los trabajadores que no manipulen ningún producto que no tenga etiqueta. Es más, el stock de almacén sin etiqueta, o con fallos en la misma, ha de eliminarse y volver a etiquetarse lo antes posible.
4. Artículos en el área de almacenamiento equivocada
La efectividad de la selección está directamente relacionada con la eficiencia en el almacenamiento. Cuando se comete un error en el segundo, por ejemplo un producto que no está en la zona del almacén que debería, se generarán problemas en el picking de almacén.
Una muestra de algo que, teóricamente, podría llegar a suceder con facilidad (y cuyas consecuencias son realmente negativas) es un error que se produzca porque el número identificativo de varios productos sea muy similar. Esto provocaría que los elementos se almacenaran mal y, por ende, que el pedido preparado no fuera el preciso.
Solución: de nuevo entra en escena el SGA. Optar por un sistema realmente eficiente, junto con una buena codificación de mercancías en el almacén (gracias a los códigos de barras y los escáneres), reducirá sobremanera la posibilidad de que se cometan errores en la preparación de pedidos.
5. Cantidades imprecisas
Un error común en el picking de almacén es elaborar un pedido (que esté compuesto de diversas unidades de varios productos) con las cantidades incorrectas.
Solución: de nuevo la solución está en el código de barras y en el escáner. Con ellos, el operario ha de cerciorarse de que la cantidad es la correcta.
6. Uso de la unidad de medida incorrecta
En un almacén es habitual que haya paquetes con el mismo producto, pero de distinto tamaño. En uno habrá 10 artículos, en otro 20, 30... Sin un seguimiento y etiquetado adecuados, los operarios pueden terminar eligiendo el de 10, cuando en realidad buscaban el de 20.
Solución: aunque contengan el mismo artículo, si este se encuentra en cantidades diferentes, cada paquete debería tener su propia unidad de mantenimiento de existencias (SKU), que es clave para mejorar la precisión del inventario.
Todas las comentadas son soluciones sencillas y de fácil implementación, en pos de lograr la mayor eficiencia posible en el proceso de elaboración de pedidos en el almacén. No obstante, el error humano es inevitable, por muy perfecto que sea el SGA que se haya implementado.
En la actualidad, existe un proceso que redundará positivamente en la eficiencia del picking de almacén y al que, más tarde o más temprano, prácticamente todas las empresas tendrán que adaptarse: la automatización del almacén.
Dentro de este nuevo paradigma, son especialmente importantes los Vehículos de Guiado Automático (AGV por sus siglas en inglés). En este sentido, no se pueden dejar de mencionar las carretillas elevadoras.
Automatización del almacén
La automatización del almacén se ha producido cuando, de los procesos internos que solían realizar los operarios (o de parte de ellos), ahora se encargan equipos autónomos.
Con la automatización aumentará la eficiencia en los trabajos que se llevan a cabo en el almacén (como la preparación de pedidos), puesto que tanto el software elegido como la maquinaria son fuentes casi infalibles de visibilidad: capaces de saber dónde están los artículos y hacía dónde deben ir.
La automatización se utiliza, sobre todo, en:
- El apilamiento de bloques
- El almacenamiento de alto nivel
- La manipulación de artículos ligeros
- El almacenamiento de alta densidad
Con esta transformación, las máquinas harán el trabajo de las personas (o les ayudarán en el mismo). Pero esto no quiere decir que haya que prescindir de ellos y ellas, sino que se los liberará para concentrarse en otras tareas de más valor y que sean menos repetitivas.
¿Es adecuada la automatización para su almacén?
Los beneficios de la automatización del almacén son innegables, desde la eliminación del error humano hasta la reducción de los costes de mano de obra, además de la mejora en la seguridad y en la precisión.
Sin embargo, su implementación no es adecuada para todos los almacenes. Si quiere saber si el suyo debe acometer la adaptación, hágase estas preguntas:
- ¿Es habitual que haya retrasos producidos por el almacén?
- ¿El trabajo diario incluye abundancia de tareas repetitivas?
- ¿Se producen imprecisiones, de manera relativamente común, en el recuento de inventarios?
Si la respuesta a estas tres cuestiones es afirmativa, está claro que, para mejorar en la preparación de pedidos en el almacén o picking, y, en general, en todos los procesos que se llevan a cabo en este espacio, lo mejor que puede hacer es plantearse la automatización del mismo.
